Πιθανώς ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά που έχει να προσφέρει το Smartsheet είναι η δημιουργία αναφορών έργων. Το να επιτρέπεται στους διαχειριστές έργου να εργάζονται με δεδομένα από διαφορετικά φύλλα σε μια ενιαία προβολή μπορεί να είναι μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου. Ωστόσο, αυτή η διαδικασία μπορεί να φαίνεται δύσκολη για όσους δεν έχουν κάνει ποτέ αναφορές ή μόλις άρχισαν να χρησιμοποιούν το Smartsheet. Εάν ανήκετε σε κάποια από τις δύο κατηγορίες, έχετε έρθει στο σωστό μέρος.
Σε αυτόν τον οδηγό βήμα προς βήμα, θα σας πούμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη δημιουργία μιας αναφοράς στο Smartsheet. Θα απομακρυνθείτε γνωρίζοντας ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι αναφορών και πώς να διαμορφώσετε το καθένα.
Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά στο Smartsheet σε έναν υπολογιστή;
Κάθε επιτυχημένος διαχειριστής έργου πρέπει να γνωρίζει πώς να κάνει πολλαπλές εργασίες αποτελεσματικά. Το να συμβαδίζεις με τις τρέχουσες εργασίες, τις εβδομαδιαίες πωλήσεις ή άλλα έργα μπορεί να είναι τρομακτικό χωρίς έγκαιρες αναφορές για καθεμία από αυτές τις δραστηριότητες. Οι αναφορές είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για την απάντηση σε βασικές επιχειρηματικές ερωτήσεις και τη διαχείριση και παρακολούθηση μιας ροής εργασιών.
Μπορείτε να επεξεργαστείτε, να συνοψίσετε ή να ταξινομήσετε όλα τα δεδομένα σε μια αναφορά. Μόλις δημιουργήσετε με επιτυχία ένα, μπορείτε να το στείλετε, να το μοιραστείτε ή να το δημοσιεύσετε με τους συναδέλφους ή τους ενδιαφερόμενους φορείς σας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε δύο βασικούς τύπους αναφορών στην εφαρμογή προγράμματος περιήγησης επιτραπέζιου υπολογιστή Smartsheet: Αναφορές σύνοψης σειρών και φύλλων.
Οι Αναφορές σειρών συγκεντρώνουν άμεσα δεδομένα σειρών από διαφορετικά φύλλα. Χάρη σε αυτές τις αναφορές, μπορείτε να λάβετε μια επισκόπηση όλων των ημιτελών εργασιών, πληρωμών που δεν πραγματοποιήθηκαν ή οποιωνδήποτε άλλων πληροφοριών στοιβαγμένων σε σειρές.
Η αναφορά "Σύνοψη φύλλου" εμφανίζει συνοπτικές πληροφορίες πεδίων σε διαφορετικά φύλλα. Αυτό είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να έχετε μια λεπτομερή επισκόπηση διαφορετικών έργων.
Μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές σειράς και σύνοψης στο Εργαλείο δημιουργίας αναφορών μέσα στην εφαρμογή προγράμματος περιήγησης για επιτραπέζιους υπολογιστές Smartsheet. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει αρκετά βήματα, αλλά θα είναι ένα κομμάτι κέικ για όσους ακολουθούν προσεκτικά τις παρακάτω οδηγίες:
Αναφορά σειράς
Βήμα 1: Δημιουργία της αναφοράς σειράς
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό του προγράμματος περιήγησης Smartsheet στην επιφάνεια εργασίας σας.
- Μεταβείτε στο σύμβολο Μενού στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου.
- Κάντε κλικ στο σύμβολο συν για να εισέλθετε στο Κέντρο λύσεων.
- Κάντε κλικ στο «Δημιουργία» στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.
- Επιλέξτε "Αναφορά" από τις επιλογές που εμφανίζονται.
- Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο προτροπής που σας ζητά να ονομάσετε την αναφορά και να επιλέξετε τον τύπο της αναφοράς.
- Επιλέξτε "Αναφορά σειράς" και κάντε κλικ στο "OK".
Τώρα θα πρέπει να διαμορφώσετε την αναφορά σας για να μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε.
Βήμα 2: Διαμόρφωση της αναφοράς σειράς
Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες στην επάνω γραμμή εργαλείων για να διαμορφώσετε την αναφορά γραμμής. Μπορείτε να διαμορφώσετε τα εξής: Φύλλα προέλευσης, Στήλες για εμφάνιση, Κριτήρια φίλτρου, Ομάδα, Σύνοψη, Ταξινόμηση. Για παράδειγμα, στην καρτέλα Κριτήρια φίλτρου, μπορείτε να επιλέξετε συνθήκες που θα εμφανίζονται στην αναφορά σας. Μπορείτε να φιλτράρετε κατά σχόλια, τμήμα, περιγραφή, ανάθεση και πολλά άλλα.
Βήμα 3: Ταξινόμηση των αποτελεσμάτων αναφοράς σειράς
Ένα ουσιαστικό μέρος της δημιουργίας μιας αναφοράς σειράς είναι η ταξινόμηση των αποτελεσμάτων κατά πεδία:
- Κάντε κλικ στην ενότητα "Ταξινόμηση" στο μενού της γραμμής εργαλείων.
- Επιλέξτε ένα πεδίο βάσει του οποίου θα ταξινομήσετε την αναφορά.
- Επιλέξτε «Φθίνουσα ταξινόμηση» ή «Αύξουσα ταξινόμηση» για το πώς θέλετε να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα.
Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερα κριτήρια ταξινόμησης, κάντε κλικ στην επιλογή «Ταξινόμηση κατά άλλη στήλη». Μπορείτε να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα της αναφοράς με όχι περισσότερα από τρία πεδία.
Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά στην εφαρμογή Smartsheet iPhone;
Η εφαρμογή Smartsheet iPhone σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση και να επεξεργάζεστε πληροφορίες σε όλα τα διαθέσιμα φύλλα και αναφορές. Αυτό μπορεί να είναι πραγματικά σωτήριο όταν είστε έξω χωρίς τον υπολογιστή σας και λαμβάνετε μια αυτοσχέδια εργασία διαμόρφωσης δεδομένων που πρέπει να γίνει αμέσως.
Ωστόσο, η εφαρμογή Smartsheet για κινητά δεν επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν νέες αναφορές. Όπως προτείνεται στον ιστότοπό τους, χρησιμοποιείτε καλύτερα την εφαρμογή με προηγουμένως ρυθμισμένες αναφορές ή φύλλα. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την έκδοση για υπολογιστές για να δημιουργήσετε μια αναφορά ή να δημιουργήσετε αυτοματισμούς, να εφαρμόσετε τύπους και άλλες αλλαγές διαχείρισης. Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις στήλες στο τηλέφωνό σας εάν είστε διαχειριστής ή κάτοχος φύλλου.
Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά στην εφαρμογή Smartsheet Android;
Η πρόσβαση σε αναφορές Smartsheet στη συσκευή σας Android μπορεί να είναι εκπληκτικά βολική, ειδικά όταν ο υπολογιστής σας δεν είναι προσβάσιμος. Δυστυχώς, η εφαρμογή Smartsheet Android εξακολουθεί να μην υποστηρίζει τη δημιουργία νέων αναφορών.
Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις αναφορές στον χώρο εργασίας σας ανά πάσα στιγμή χρησιμοποιώντας τη συσκευή σας Android. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τις στήλες εάν είστε ο κάτοχος ή ο διαχειριστής της αναφοράς. Η δημιουργία νέων αναφορών, φύλλων ή η εργασία με οποιαδήποτε αλλαγή διαχειριστή γίνεται καλύτερα στην έκδοση επιτραπέζιου υπολογιστή Smartsheet.
Πώς να δημιουργήσετε μια συνοπτική αναφορά στο Smartsheet;
Η δημιουργία μιας αναφοράς σύνοψης επιτρέπει στις ομάδες να συγκεντρώνουν συγκεκριμένα πεδία σύνοψης από διαφορετικά φύλλα σε ένα μέρος. Κάτι τέτοιο επιτρέπει σε όλους να εντοπίζουν σημαντικές πληροφορίες και δεδομένα σε μια προβολή σε επίπεδο χαρτοφυλακίου. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να συνδυάσετε τα δεδομένα σε ομάδες, να συνοψίσετε πληροφορίες εφαρμόζοντας συναρτήσεις και πολλά άλλα.
Δείτε τι πρέπει να γνωρίζετε πριν δημιουργήσετε μια συνοπτική αναφορά στο Smartsheet:
- Τα πεδία σύνοψης σε όλα τα φύλλα που σκοπεύετε να συμπεριλάβετε πρέπει να ονομάζονται με συνέπεια. Η εφαρμογή θα αποκλείσει πληροφορίες για μια συγκεκριμένη περίληψη, εάν υπάρχουν έστω και οι παραμικρές διαφορές στην απόσταση ή την ορθογραφία.
- Χρησιμοποιήστε τους ίδιους τύπους πεδίων για όλες τις περιλήψεις που συγκεντρώνουν τα ίδια δεδομένα. Θέλετε όλες οι στήλες να έχουν μια μορφή νομίσματος, εάν για παράδειγμα συγκεντρώνετε πληροφορίες χρημάτων. Αυτό θα σας βοηθήσει να μείνετε μακριά από διπλότυπες στήλες αναφορών. Εάν ορισμένα πεδία ήταν απλώς αριθμοί και άλλα νομίσματα, θα καταλήξετε σε δύο στήλες – μία για κάθε τύπο πεδίου.
Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια συνοπτική αναφορά στο Smartsheet:
- Εκκινήστε την εφαρμογή Smartsheet στο πρόγραμμα περιήγησης του υπολογιστή σας.
- Μεταβείτε στη γραμμή μενού στην επάνω δεξιά γωνία. Είναι το μενού με τρεις οριζόντιες γραμμές.
- Επιλέξτε το "Κέντρο λύσεων", που εμφανίζεται ως σύμβολο συν.
- Κάντε κλικ στο κουμπί «Αναφορά».
- Θα δείτε ένα μήνυμα που σας ζητά να ονομάσετε την αναφορά και να επιλέξετε έναν τύπο αναφοράς.
- Ορίστε την επιλογή "Σύνοψη αναφοράς φύλλου".
- Πατήστε "OK".
- (Προαιρετικά, μπορεί να γίνει αργότερα) Στην ενότητα "Φύλλα προέλευσης", επιλέξτε τα φύλλα προέλευσης των οποίων τα πεδία σύνοψης φύλλων θέλετε να συμπεριλάβετε.
- (Προαιρετικό, μπορεί να γίνει αργότερα) Στην ενότητα "Πεδία προς εμφάνιση", καθορίστε τις στήλες προς εμφάνιση. Αυτά είναι συνοπτικά πεδία που θέλετε να προσθέσετε.
Μπορείτε να προσθέσετε τη συνοπτική αναφορά φύλλου απευθείας στον πίνακα εργαλείων σας με το γραφικό στοιχείο αναφοράς. Μπορείτε επίσης να απεικονίσετε τα δεδομένα της αναφοράς σε γραφήματα ή γραφήματα και να διευκολύνετε τους συναδέλφους σας να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες.
Για να δημιουργήσετε μια προβολή χαρτοφυλακίου για όλα τα δεδομένα που περιλαμβάνονται, πρέπει να ορίσετε ποιες πληροφορίες θα αντλήσετε στη συνοπτική αναφορά. Μπορείτε να το κάνετε πλοηγώντας στις ρυθμίσεις της γραμμής εργαλείων:
- Φύλλα προέλευσης: Καθορίστε ποιο φύλλο και τη σύνοψη φύλλων θα συμπεριληφθούν στην αναφορά.
- Στήλες για εμφάνιση: Επιλέξτε το πεδίο περίληψης που θα συμπεριληφθεί στην αναφορά.
- Κριτήρια φίλτρου: Ορίστε παραμέτρους για τις πληροφορίες που εμφανίζονται στην αναφορά.
- Ομάδα: Οργανώστε σειρές ομαδοποιώντας παρόμοια δεδομένα σε λογικές ταξινομήσεις.
- Περίληψη: Εξαγωγή βασικών πληροφοριών αναφοράς.
- Ταξινόμηση: Επιλέξτε πώς να ταξινομήσετε τα δεδομένα σύνοψης της αναφοράς.
Για να εφαρμόσετε όλες αυτές τις αλλαγές, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου της εφαρμογής. Στη συνέχεια, θα μπορείτε να δείτε όλες τις πληροφορίες που πληρούσαν τα κριτήρια που επιλέχθηκαν παραπάνω.
Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά κατάστασης στο Smartsheet;
Οι αναφορές κατάστασης βοηθούν στη σύνοψη της συνολικής προόδου του έργου και ο κύριος στόχος τους είναι να ενημερώνουν όλους για τις συνεχιζόμενες αλλαγές και τους πιθανούς κινδύνους ή εμπόδια. Ευτυχώς, το Smartsheet διαθέτει πολλά δωρεάν πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια λεπτομερή αναφορά κατάστασης. Μπορείτε να τα βρείτε σε αυτή τη σελίδα.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας αναφορά κατάστασης και να δείτε μόνο τα πρότυπα για έμπνευση. Ακολουθούν μερικές από τις βασικές ενότητες που πρέπει να συμπεριλάβετε στην αναφορά κατάστασής σας:
- Όνομα έργου. Εδώ γράφετε το όνομα του έργου. Το όνομα πρέπει να είναι αρκετά σαφές για όλους τους ενδιαφερόμενους που μπορεί να ρίξουν μια ματιά στην αναφορά κατάστασης.
- Υπεύθυνος Έργου. Όνομα του υπεύθυνου του έργου.
- Περίοδος Έργου. Η χρονική περίοδος που καλύπτει το έργο.
- Ημερομηνία ολοκλήρωσης. Θα πρέπει να γράψετε την ημερομηνία λήξης του έργου εδώ. Εάν δεν υπάρχει ακριβής ημερομηνία λήξης, μπορείτε να γράψετε την εκτιμώμενη.
- Προϋπολογισμός. Ποια είναι η κατάσταση του προϋπολογισμού του έργου σας; Εδώ εισάγετε είτε είναι στο στόχο είτε όχι.
- Πρόγραμμα. Εδώ καταγράφετε την κατάσταση του χρονοδιαγράμματος του έργου σας. Υπάρχουν οδοφράγματα ή όλα είναι σε καλό δρόμο μέχρι στιγμής;
- Ποιότητα. Εδώ μπορείτε να εισαγάγετε εάν το έργο είναι επιτυχές ή κλίνει προς έναν κίνδυνο.
- Πεδίο εφαρμογής. Σημειώστε το εύρος του έργου και αν το αρχικό ήταν πολύ μεγάλο ή μικρό.
- Κίνδυνοι. Γράψτε για όλους τους κινδύνους με τους οποίους αντιμετώπισε το έργο σας. Ποια είναι η κατάστασή τους τώρα;
- Οδόφραγμα. Αναφέρετε τυχόν άλλα εμπόδια που ενδέχεται να επηρεάσουν το έργο σας.
Αυτές οι ενότητες θα είναι υπεραρκετές για να δημιουργήσουν μια σαφή αναφορά που παρακολουθεί όλα τα στάδια των επιτυχιών ενός έργου.
Δημιουργία αναφοράς στο Smartsheet
Η δημιουργία αναφορών για την παρακολούθηση της προόδου του έργου είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση μιας λεπτομερούς, συμπαγούς ροής εργασίας και εξοικονόμησης χρόνου. Συνδυάζοντας τα δεδομένα από πολλά φύλλα σε μία προβολή χαρτοφυλακίου, μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε βασικές πληροφορίες με τους ενδιαφερόμενους. Με το Smartsheet, μπορείτε να κάνετε ακριβώς αυτό. Ας ελπίσουμε ότι, αφού διαβάσετε τον οδηγό μας, μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές στο Smartsheet μόνοι σας.
Ποιος τύπος αναφοράς θεωρείτε ιδιαίτερα χρήσιμο για τη διαχείριση έργου; Μοιραστείτε τις σκέψεις και τις εμπειρίες σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.