Πώς να διαγράψετε έναν χώρο εργασίας στο Asana

Εάν θέλετε να μάθετε πώς να διαγράψετε το Workspace στο Asana, η σύντομη απάντηση είναι - δεν μπορείτε. Δεδομένου ότι περιλαμβάνει περισσότερους από έναν χρήστες, η πλατφόρμα δεν σας επιτρέπει να το αφαιρέσετε εντελώς. Ωστόσο, υπάρχουν τρόποι να το αντιμετωπίσετε.

Πώς να διαγράψετε έναν χώρο εργασίας στο Asana

Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς να απενεργοποιήσετε το Workspace στο Asana χωρίς να το διαγράψετε.

Πώς να δημιουργήσετε έναν νέο χώρο εργασίας στο Asana;

Τι ακριβώς είναι ο χώρος εργασίας; Όταν συντονίζετε ένα ομαδικό έργο, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε έναν κοινόχρηστο χώρο για την αποθήκευση εγγράφων και την ανταλλαγή αρχείων. Αυτός ο χώρος ονομάζεται χώρος εργασίας.

Αυτό που είναι υπέροχο για το Asana είναι ότι δεν χρειάζεστε έναν κοινό τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συνεργαστείτε με ανθρώπους. Κάθε συμμετέχων μπορεί να χρησιμοποιήσει το προσωπικό του email για πρόσβαση. Μπορείτε επίσης να γίνετε μέλος πολλών Οργανισμών με έναν λογαριασμό. Ωστόσο, μπορείτε να επισκεφτείτε μόνο αυτούς στους οποίους ανήκετε λόγω πολιτικών απορρήτου.

Με τη σειρά τους, τα άλλα μέλη δεν θα μπορούν να δουν τον χώρο εργασίας σας, εκτός εάν τους στείλετε μια πρόσκληση. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο χώρο εργασίας στο Asana:

  1. Για να ανοίξετε τις "Ρυθμίσεις προφίλ μου", κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας.

  2. Ανοίξτε την καρτέλα "Περισσότερα".

  3. Επιλέξτε "Δημιουργία νέου χώρου εργασίας".

Αφού τελειώσετε, μπορείτε να αρχίσετε να προσκαλείτε συνεργάτες να συμμετάσχουν μαζί σας.

Μόλις ολοκληρωθεί το έργο, πιθανότατα δεν θα χρησιμοποιείτε πλέον τον συγκεκριμένο χώρο εργασίας. Ωστόσο, δεν μπορείτε πραγματικά να το διαγράψετε από το Asana. Αντίθετα, πρέπει να κάνετε ορισμένα βήματα για να το απενεργοποιήσετε. Δείτε πώς να το κάνετε:

  1. Καταργήστε όλες τις εργασίες στον χώρο εργασίας. Μπορείτε να το κάνετε εντοπίζοντας τις εργασίες στο κύριο παράθυρο και χρησιμοποιώντας τη συντόμευση Tab + Backspace. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το δεξί παράθυρο και να κάνετε κλικ στο «Διαγραφή εργασίας».

  2. Διαγραφή έργων. Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το μικρό βέλος δίπλα στον τίτλο. Επιλέξτε «Διαγραφή έργου».

  3. Αφαιρέστε όλα τα μέλη της ομάδας. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις ομάδας > Μέλη. Επιλέξτε όλα τα μέλη εκτός από εσάς. Κάντε κλικ στο «Κατάργηση».

Μόλις ολοκληρώσετε την εκκαθάριση όλων των δεδομένων, μπορείτε πλέον να αποχωρήσετε από τον χώρο εργασίας. Να πώς:

  1. Ανοίξτε το προφίλ σας και κάντε κλικ στη φωτογραφία σας.

  2. Μεταβείτε στο "Περισσότερα".

  3. Επιλέξτε "Κατάργηση με από αυτόν τον χώρο εργασίας".

Δεδομένου ότι δεν υπάρχουν πλέον μέλη ή αρχεία, ο χώρος εργασίας είναι τόσο καλός όσο και διαγραμμένος.

Πώς να περιορίσετε την πρόσβαση σε μέλη στο Asana;

Μπορείτε να οργανώσετε σχεδόν ολόκληρο τον χώρο χρησιμοποιώντας την Κονσόλα διαχειριστή. Ως δημιουργός, θα είστε οι πρώτοι που θα στείλετε προσκλήσεις σε άλλα μέλη. Δείτε πώς να το κάνετε:

  1. Ανοίξτε την καρτέλα "Μέλη".

  2. Βρείτε το κουμπί «Πρόσκληση μελών» και κάντε κλικ σε αυτό.

  3. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του συνεργάτη σας.

  4. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε το έργο που θέλετε να μοιραστείτε μαζί τους.
  5. Κάντε κλικ στο «Αποστολή».

Σε περίπτωση που στείλατε κατά λάθος μια πρόσκληση σε λάθος άτομο, δεν είναι μη αναστρέψιμη. Δείτε πώς μπορείτε να ακυρώσετε μια πρόσκληση:

  1. Ανοίξτε το "Μέλος".
  2. Εντοπίστε την πρόσκληση που θέλετε να ανακαλέσετε.
  3. Κάντε κλικ στις τρεις μικρές κουκκίδες δίπλα στη διεύθυνση email.
  4. Κάντε κλικ στο «Ακύρωση πρόσκλησης».

Η Κονσόλα διαχειριστή σάς επιτρέπει επίσης να προσδιορίσετε ποια άτομα έχουν πρόσβαση σε ποια έργα ή εργασίες. Με βάση το επίπεδο απόστασης, υπάρχουν δύο τύποι μελών. Τα μέλη του χώρου εργασίας έχουν απεριόριστη πρόσβαση και μπορούν να στέλνουν προσκλήσεις, να προσαρμόζουν τον χώρο εργασίας και πολλά άλλα.

Όταν κάνετε κάποιον ως μέλος περιορισμένης πρόσβασης, του επιτρέπετε να δημιουργεί και να επεξεργάζεται έργα και να προσκαλεί άλλα περιορισμένα μέλη. Ωστόσο, δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές στον χώρο εργασίας, ούτε να αλλάξουν τις συνδρομές άλλων ατόμων. Δείτε πώς μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση στα μέλη στο Asana:

  1. Χρησιμοποιώντας την Κονσόλα διαχειριστή, ανοίξτε την καρτέλα "Μέλη".

  2. Βρείτε το άτομο του οποίου τη συνδρομή θέλετε να μετατρέψετε.

  3. Κάντε κλικ στις τρεις μικρές κουκκίδες στη δεξιά πλευρά.

  4. Επιλέξτε «Μέλος περιορισμένης πρόσβασης».

Τα μέλη και οι διαχειριστές του χώρου εργασίας μπορούν επίσης να αφαιρέσουν άτομα από τον χώρο εργασίας, ενώ τα μέλη περιορισμένης πρόσβασης δεν μπορούν. Αυτό είναι χρήσιμο, σε περίπτωση που κατά λάθος προσθέσατε το λάθος άτομο στο έργο. Δείτε πώς να το κάνετε:

  1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις ομάδας > Μέλη.
  2. Βρείτε το όνομα του ατόμου στη λίστα μελών.
  3. Επιλέξτε «Κατάργηση».

Πώς να εισαγάγετε εργασίες στο Asana;

Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης εργασίας που σας βοηθούν να μεταφέρετε τον φόρτο εργασίας σας στην Asana. Μπορείτε να μετακινήσετε οποιαδήποτε δεδομένα από προγράμματα υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel και το Smartsheet.

Αν θέλετε να μάθετε πώς να εισάγετε εργασίες στο Asana, πρέπει πρώτα να κάνετε λήψη του CVS Importer. Θα μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα και την περιγραφή της εργασίας, αλλά και την ημερομηνία λήξης και την ημερομηνία έναρξης, τους συνεργάτες, τα προσαρμοσμένα πεδία και άλλα.

Δείτε πώς μπορείτε να εισάγετε εργασίες στο Asana χρησιμοποιώντας το CVS Importer:

  1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Asana.

  2. Βρείτε το κουμπί + στη γραμμή μενού παραπάνω. Κάντε κλικ για να ξεκινήσετε ένα νέο έργο.

  3. Επιλέξτε «Προσθήκη εργασίας μέσω» από το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «CSV».

  4. Χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να σύρετε το αρχείο στον εισαγωγέα.

  5. Ανάλογα με το εάν το υπολογιστικό φύλλο σας έχει ή όχι μια σειρά κεφαλίδας, κάντε κλικ στην επιλογή «Χρήση πρώτης σειράς ως ονόματα στηλών».
  6. Συμπληρώστε τις πληροφορίες στο παράθυρο «Στήλες χάρτη».

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί στην κάτω αριστερή γωνία για να ξεκινήσετε την εισαγωγή.

Πριν από την εισαγωγή της εργασίας, μπορείτε να κάνετε κάποιες αλλαγές μορφοποίησης στις καταχωρίσεις δεδομένων σας. Εάν αντιστοιχίσετε το υπολογιστικό φύλλο σας στο Asana, όλα θα κυλήσουν πιο ομαλά. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να ονομάσετε τις στήλες για να τις αντιστοιχίσετε αυτόματα στο Asana:

  1. Μπορείτε να προσθέσετε έναν ανάδοχο σε μεμονωμένες εργασίες. Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση email τους για να τα χαρτογραφήσετε με επιτυχία.
  2. Διαχωρίστε την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης σε δύο στήλες. Για να τα παρακολουθήσετε στο Asana, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη μορφή μήνα/ημέρα/έτος.
  3. Δημιουργήστε λεπτομερή προσαρμοσμένα πεδία, εάν είστε κάτοχος του Asana Premium. Χρησιμοποιήστε τις ενότητες για να καθορίσετε τις προτεραιότητές σας.
  4. Ορίστε ορόσημα για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την εξέλιξη του έργου.

Πώς να ακυρώσετε το Asana;

Εάν έχετε μετακομίσει σε διαφορετικό διαχειριστή έργου, μπορείτε να ακυρώσετε τη συνδρομή σας στο Asana ανά πάσα στιγμή. Αυτό ισχύει τόσο για τους δωρεάν χρήστες όσο και για τους ιδιοκτήτες χρέωσης. Οι κάτοχοι χρέωσης διατηρούν επίσης πρόσβαση σε όλες τις αγορασμένες λειτουργίες μέχρι να φτάσει η ημερομηνία ανανέωσης. Μόλις ακυρώσετε τη συνδρομή σας, δεν μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε κανένα εργαλείο.

Ως κάτοχος χρέωσης, μπορείτε επίσης να ακυρώσετε μεμονωμένα προγράμματα επί πληρωμή ανά πάσα στιγμή. Για παράδειγμα, δείτε πώς μπορείτε να ακυρώσετε έναν Premium Workspace:

  1. Ανοίξτε την Κονσόλα διαχειριστή.
  2. Μεταβείτε στην καρτέλα "Χρέωση".
  3. Κάντε κλικ στο "Επεξεργασία σχεδίου".
  4. Επιλέξτε να ακυρώσετε.

Μπορείτε να κάνετε κάθε είδους αλλαγές στη συνδρομή σας μέσω της καρτέλας "Χρέωση". Εκτός από τη μετάβαση σε νέο πρόγραμμα επί πληρωμή, μπορείτε επίσης να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία σε διαφορετικό Μέλος. Να θυμάστε ότι μόνο τα μέλη του Workspace μπορούν να είναι κάτοχοι χρέωσης. Τα μέλη με περιορισμένη πρόσβαση δεν επιτρέπεται να επηρεάζουν τα προγράμματα επί πληρωμή.

Το Asana έχει επίσης δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών. Η πολιτική ακύρωσης είναι η ίδια, που σημαίνει ότι μπορείτε να τερματίσετε τη δοκιμή ανά πάσα στιγμή. Δείτε πώς μπορείτε να ακυρώσετε το Asana κατά τη διάρκεια μιας δωρεάν δοκιμής:

  1. Μεταβείτε στην Κονσόλα διαχειριστή.
  2. Ανοίξτε την καρτέλα "Χρέωση".
  3. Κάντε κλικ στο «Ακύρωση δοκιμής» για να τερματίσετε τη δωρεάν συνδρομή σας.

Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις

1. Πώς μπορώ να διαγράψω το Asana;

Οι δωρεάν δοκιμαστικές περίοδοι είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να προσδιορίσετε εάν κάτι λειτουργεί για εσάς. Εάν αποδειχθεί ότι το Asana δεν σας αρέσει, τελικά, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τον λογαριασμό σας. Δείτε πώς να το κάνετε:

1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και μεταβείτε στις «Ρυθμίσεις προφίλ».

2. Ανοίξτε την καρτέλα "Λογαριασμός".

3. Ορίστε την επιλογή "Απενεργοποίηση λογαριασμού".

Θυμηθείτε ότι αυτή η ενέργεια είναι μη αναστρέψιμη. Μόλις επιλέξετε να απενεργοποιήσετε, χάνετε όλα τα δεδομένα από αυτόν τον λογαριασμό. Εάν αλλάξετε γνώμη για την Asana, πρέπει να συνδεθείτε ξανά.

Εάν ήσασταν μέλος ενός οργανισμού ή ενός χώρου εργασίας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως διακόψετε ένα έργο. Όλες οι εργασίες θα παραμείνουν ανέπαφες ακόμα κι αν διαγράψετε τον λογαριασμό σας.

2. Πώς διαγράφετε έναν χώρο εργασίας στο Huddle;

Φυσικά, το Asana δεν είναι το μόνο λογισμικό για απομακρυσμένη εργασία. Το Huddle είναι μια άλλη λύση για τη διαχείριση έργων που προσφέρει παρόμοια συνεργατικά εργαλεία. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε και σε συσκευές iOS και Android και προσφέρει μηνιαία συνδρομή.

Όπως και στο Asana, μπορείτε να μοιραστείτε τα αρχεία σας δημιουργώντας έναν χώρο εργασίας για την ομάδα σας. Τα μέλη μπορούν στη συνέχεια να προσαρμόσουν τον χώρο εργασίας σύμφωνα με τις προτιμήσεις τους και να προσκαλέσουν περισσότερα άτομα να συμμετάσχουν. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο χώρο εργασίας στο Huddle:

1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και ανοίξτε τον πίνακα ελέγχου.

2. Βρείτε το κουμπί «Δημιουργία νέου χώρου εργασίας» και κάντε κλικ σε αυτό.

3. Επιλέξτε έναν λογαριασμό για τον χώρο εργασίας και κάντε κλικ στο «Επόμενο».

Μπορείτε να ξεκινήσετε την αποστολή προσκλήσεων αφού ολοκληρώσετε τα βήματα.

Σε αντίθεση με το Asana, το Huddle σάς επιτρέπει να διαγράψετε τον κοινόχρηστο χώρο αφού ολοκληρώσετε το έργο. Ωστόσο, μόνο οι διαχειριστές λογαριασμού έχουν άδεια να το κάνουν. Δείτε πώς μπορείτε να διαγράψετε έναν χώρο εργασίας στο Huddle:

1. Μεταβείτε στο προφίλ σας. Κάντε κλικ στο βέλος στην επάνω δεξιά γωνία για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού.

2. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις λογαριασμού > Χώρος εργασίας.

3. Βρείτε τον χώρο εργασίας που θέλετε να διαγράψετε. Επιλέξτε «Διαγραφή» από τη λίστα ενεργειών.

4. Επιβεβαίωση.

Αφού διαγράψετε έναν χώρο εργασίας στο Huddle, δεν μπορείτε να το αναιρέσετε. Βεβαιωθείτε ότι έχουν ολοκληρωθεί όλες οι εργασίες προτού αποφασίσετε να καταργήσετε έναν χώρο εργασίας.

Μια έντιμη εργασία ημέρας

Η απομακρυσμένη εργασία δεν ήταν ποτέ ευκολότερη, χάρη σε ένα ευρύ φάσμα λογισμικού διαχείρισης έργων. Το Asana είναι σίγουρα στην κορυφή της λίστας όσον αφορά τα εργαλεία συνεργασίας και μια φιλική προς τον χρήστη διεπαφή.

Η δημιουργία ενός χώρου εργασίας είναι ένας πολύ καλός τρόπος οργάνωσης, ειδικά όταν πρόκειται για μεγαλύτερα έργα. Παρόλο που δεν μπορείτε κυριολεκτικά να το διαγράψετε μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, το Asana παρέχει μια επιλογή για να το απενεργοποιήσετε.

Χρησιμοποιείτε το Asana ή οποιοδήποτε άλλο λογισμικό διαχείρισης εργασίας; Βρίσκετε το Workspace πρακτικό ή αποτελεί εμπόδιο; Σχολιάστε παρακάτω και μοιραστείτε τις εμπειρίες σας από απομακρυσμένες συνεργασίες.