Όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, πιθανότατα χρησιμοποιείτε το Excel για σοβαρές εργασίες, όπως σχολικά ή εργασιακά έργα. Επομένως, τα αρχεία στα οποία εργάζεστε είναι πολύ σημαντικά. Σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά, όπως διακοπή ρεύματος, ή κλείσετε το έγγραφο κατά λάθος, δεν υπάρχει λόγος πανικού.
Το Office 365 έχει την επιλογή AutoSave, η οποία αποθηκεύει τα αρχεία Excel, Word και PowerPoint κάθε λίγα δευτερόλεπτα. Το Office 2016 και η παλαιότερη έκδοση της σουίτας έχουν την επιλογή AutoRecover, η οποία σας επιτρέπει να ανακτήσετε αρχεία που δεν αποθηκεύτηκαν σωστά.
Διαβάστε παρακάτω και μάθετε περισσότερα σχετικά με τις δυνατότητες AutoSave και AutoRecover του Excel.
Excel AutoSave
Εάν είστε συνδρομητής στο Office 365, τα αρχεία του Office θα αποθηκευτούν αυτόματα με την επιλογή Αυτόματη αποθήκευση. Αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και μπορείτε να τη δείτε στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του Excel. Η Αυτόματη αποθήκευση θα αποθηκεύσει αρχεία απευθείας στον λογαριασμό σας στο OneDrive Microsoft Cloud ή στο SharePoint Online.
Μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή μετακινώντας το ρυθμιστικό. Σε περίπτωση που το εικονίδιο Αυτόματης Αποθήκευσης είναι γκρι, τα αρχεία σας πιθανότατα αποθηκεύονται σε τοποθεσία διαφορετική από το cloud (π.χ. έναν τοπικό φάκελο στον υπολογιστή σας ή σε έναν διακομιστή).
Γενικά, θέλετε η επιλογή Αυτόματη Αποθήκευση να είναι πάντα ενεργοποιημένη, επειδή ποτέ δεν ξέρετε πότε θα τη χρειαστείτε. Δεν μπορείτε να προγραμματίσετε καταστάσεις όπως η έλλειψη ρεύματος ή το κλείσιμο του Excel κατά λάθος.
Σε περίπτωση που αναρωτιέστε πόσο συχνά το Excel κάνει αυτόματη αποθήκευση, ο προεπιλεγμένος χρόνος είναι κάθε δέκα λεπτά. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση, αν και η διαδικασία θα επεξηγηθεί μετά την ενότητα AutoRecover, καθώς οι διαδρομές για το Office 365 και τις παλαιότερες εκδόσεις είναι οι ίδιες.
Πρόβλημα αυτόματης αποθήκευσης
Παρόλο που η λειτουργία Αυτόματη αποθήκευση είναι πολύ χρήσιμη ανά πάσα στιγμή, υπάρχει ένα πρόβλημα για το οποίο παραπονέθηκαν ορισμένοι χρήστες. Το πρόβλημα προκύπτει όταν προσπαθείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο χρησιμοποιώντας το Save As και έχετε ενεργοποιημένη την επιλογή AutoSave.
Οι αλλαγές που κάνετε πριν χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποθήκευση ως θα ενημερώσουν το αρχικό αρχείο, ακόμα κι αν δεν το θέλετε. Εάν χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αποθήκευση ως και ονομάσετε το νέο αρχείο με κάτι διαφορετικό από το αρχικό, μπορεί να προκαλέσει προβλήματα και σύγχυση.
Ο κόσμος παραπονέθηκε για αυτό και η Microsoft άκουσε. Στα προγράμματα του Office 365, συμπεριλαμβανομένου του Excel, η Microsoft εισήγαγε μια νέα δυνατότητα Αποθήκευση αντιγραφής. Αυτή η δυνατότητα σάς βοηθά να αποφύγετε λάθη με την Αυτόματη Αποθήκευση. Τώρα τα αρχεία μπορούν να αποθηκευτούν όπως ακριβώς σκοπεύατε, χωρίς να κάνετε αλλαγές στο πρωτότυπο.
Excel AutoRecover
Η αυτόματη αποθήκευση δεν ήταν κάτι στις προηγούμενες δόσεις του Office. Αντ' αυτού, το Excel 2016 και οι προηγούμενες εκδόσεις έχουν την επιλογή AutoRecover. Αυτή η δυνατότητα χρησιμεύει επίσης ως προστασία έναντι απροσδόκητων περιστάσεων που θα μπορούσαν να διαγράψουν τα αρχεία σας.
Για παράδειγμα, όταν το Excel διακόπτεται λόγω έλλειψης ρεύματος, την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε θα δείτε ένα παράθυρο Ανάκτησης Εγγράφων. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε να ανακτήσετε το αρχείο ή να το απορρίψετε. Θα δείτε την ακριβή ημερομηνία και ώρα του αρχείου, ώστε να προσδιορίσετε ακριβώς τι αρχείο είναι.
Εάν χάσατε πολλά αρχεία, θα εμφανιστούν όλα. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά και να τα κάνετε προεπισκόπηση πριν αποφασίσετε εάν θα τα διατηρήσετε ή όχι. Μια συμβουλή, διατηρήστε τον χρόνο ανάρρωσης στον προεπιλεγμένο χρόνο δέκα λεπτών ή κάντε τον ακόμη μικρότερο.
Πώς να αλλάξετε τα χρονόμετρα αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης
Προβλήματα μπορεί να προκύψουν ανά πάσα στιγμή. Εάν βρίσκεστε σε ένα σημαντικό έργο, είναι καλύτερο να προγραμματίσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων. Δεν θέλετε να χάσετε τα δεδομένα σας, γι' αυτό οι χρονομετρητές Excel AutoSave ή AutoRecover θα πρέπει να ρυθμιστούν στο ελάχιστο.
Δείτε πώς μπορείτε να αλλάξετε τα χρονόμετρα Αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης (η ίδια διαδρομή είναι η ίδια για οποιαδήποτε έκδοση του Excel):
- Ανοίξτε το Excel στον υπολογιστή σας.
- Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.
- Επιλέξτε Επιλογές από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αποθήκευση στα αριστερά.
- Μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή αρχείου και να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις επιλογές AutoSave/AutoRecover εδώ. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην Αυτόματη Αποθήκευση/Αυτόματη Ανάκτηση έχει επισημανθεί, καθώς και το παρακάτω – «Διατήρηση της τελευταίας αυτόματης αποθηκευμένης έκδοσης εάν κλείσω χωρίς αποθήκευση».
- Καθορίστε πόσο συχνά θα αποθηκεύονται οι πληροφορίες AutoSave ή AutoRecover (εισαγάγετε έναν αριθμό από το 1 έως το 120, ο χρόνος μετράται σε λεπτά).
Μην χάσετε δεδομένα
Η απώλεια ενός αρχείου Excel που έχετε δουλέψει για ώρες είναι εφιάλτης. Συνέβη σε όλους, τουλάχιστον μια φορά. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε πια για αυτό, απλώς ενεργοποιήστε την Αυτόματη Αποθήκευση και την Αυτόματη Ανάκτηση και θα είστε ασφαλείς.
Το χρονόμετρο αυτόματης ανάκτησης μπορεί να ρυθμιστεί σε μόλις 1 λεπτό, απλώς σημειώστε ότι αυτό μπορεί να επηρεάσει την απόδοσή σας στο Excel. Ακόμα κι έτσι, πιθανότατα δεν θα παρατηρήσετε καν τη διαφορά. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι πολύ ωφέλιμο για να το παραμελήσουμε.
Πώς είναι ρυθμισμένο το χρονόμετρο για την Αυτόματη Ανάκτηση και την Αυτόματη Αποθήκευση; Χρειάστηκες ποτέ αυτή τη δυνατότητα; Ενημερώστε μας στην ενότητα σχολίων, θα χαρούμε να σας ακούσουμε.