Τα Φύλλα Google είναι παρόμοια με το Microsoft Excel. Αν και δεν μπορεί να ανταγωνιστεί άμεσα κάθε δυνατότητα της εφαρμογής παλαιού τύπου της Microsoft, το Sheets είναι ένα ισχυρό εργαλείο υπολογιστικών φύλλων ικανό να εξισορροπεί τους προϋπολογισμούς, να εκτελεί εξισώσεις και να παρακολουθεί δεδομένα σε πραγματικό χρόνο.
Πολλές από τις δυνατότητες του Excel αναπαράγονται ή αντικατοπτρίζονται στα Φύλλα, καθιστώντας εύκολη τη μετάβαση από τη σουίτα παραγωγικότητας της Microsoft στις προσφορές της ίδιας της Google. Οι χρήστες με βασικά υπολογιστικά φύλλα (αυτά χωρίς προσαρμοσμένες μακροεντολές ή στοιχεία σχεδίασης) μπορούν στην πραγματικότητα να εισάγουν απευθείας τα αρχεία Excel τους στα Φύλλα χωρίς προβλήματα ή δυσλειτουργίες.
Ένα πρόβλημα που είχαν οι χρήστες υπολογιστικών φύλλων είναι ότι κατά τη διαδικασία εισαγωγής και ταξινόμησης δεδομένων από πολλαπλές πηγές (μία από τις πολλές εργασίες στις οποίες τα υπολογιστικά φύλλα είναι εξαιρετικά), δεν είναι καθόλου ασυνήθιστο να εμφανίζονται τυχαία κενά κελιά, σειρές και στήλες μέσα στο έγγραφο. Αν και αυτό το πρόβλημα είναι διαχειρίσιμο σε μικρότερα φύλλα, όπου μπορείτε απλώς να διαγράψετε τις σειρές με μη αυτόματο τρόπο, είναι τεράστιο πρόβλημα όταν εμφανίζεται σε μεγαλύτερα έγγραφα.
Ωστόσο, η αφαίρεση αυτών των κενών διαστημάτων είναι γρήγορη και εύκολη, αν γνωρίζετε τα σωστά βήματα. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς μπορείτε να αφαιρέσετε όλες τις κενές σειρές και στήλες στο έγγραφο των Φύλλων Google χρησιμοποιώντας ένα αυτόματο φίλτρο.
Η Απλή Μέθοδος
Εάν προσπαθείτε να διαγράψετε όλες τις κενές σειρές κάτω από το περιεχόμενό σας, μπορείτε. Για να απαλλαγείτε από όλες τις κενές στήλες, απλώς κάντε κλικ στη σειρά με την οποία θέλετε να ξεκινήσετε και χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες εντολές πληκτρολογίου:
μήλο – Command + Shift + Κάτω βέλος
Η/Υ – Control + Shift + Κάτω βέλος
Μόλις το κάνετε αυτό, θα παρατηρήσετε ότι ολόκληρο το φύλλο είναι επισημασμένο. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε την επιλογή διαγραφής όλων των σειρών. Το τελικό προϊόν σας θα μοιάζει με αυτό:
Μπορείτε να κάνετε το ίδιο και για όλες τις στήλες στα δεξιά των δεδομένων σας. Χρησιμοποιώντας τις ίδιες εντολές όπως παραπάνω, χρησιμοποιήστε το δεξί βέλος, επισημάνετε όλες τις στήλες, κάντε δεξί κλικ και διαγράψτε. Αυτό αφήνει ένα πολύ πιο καθαρό φύλλο δεδομένων.
Χρησιμοποιώντας το αυτόματο φίλτρο
Ρύθμιση αυτόματου φίλτρου
Θεσω απλα; ένα αυτόματο φίλτρο λαμβάνει τις τιμές μέσα στις στήλες του Excel και τις μετατρέπει σε συγκεκριμένα φίλτρα με βάση τα περιεχόμενα κάθε κελιού—ή σε αυτήν την περίπτωση, την έλλειψή τους.
Αν και αρχικά εισήχθησαν στο Excel 97, τα αυτόματα φίλτρα (και τα φίλτρα γενικά) έχουν γίνει ένα τεράστιο μέρος των προγραμμάτων υπολογιστικών φύλλων, παρά τη μικρή μειοψηφία των χρηστών που τα γνωρίζουν και τα χρησιμοποιούν.
Η λειτουργία αυτόματου φίλτρου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μια σειρά από διαφορετικές μεθόδους ταξινόμησης. Στην πραγματικότητα, είναι αρκετά ισχυρά ώστε να ταξινομούν και να σπρώχνουν όλα τα κενά κελιά στο κάτω ή στο επάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου σας.
- Ξεκινήστε ανοίγοντας το υπολογιστικό φύλλο που περιέχει κενές γραμμές και στήλες που θέλετε να αφαιρέσετε από το έγγραφό σας.
- Μόλις ανοίξει το έγγραφο, προσθέστε μια νέα σειρά στην κορυφή του υπολογιστικού φύλλου σας. Στο πρώτο κελί (A1), πληκτρολογήστε όποιο όνομα θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το φίλτρο σας. Αυτό θα είναι το κελί κεφαλίδας για το φίλτρο που πρόκειται να δημιουργήσουμε.
- Αφού δημιουργήσετε τη νέα σειρά, βρείτε το εικονίδιο Φίλτρο στη σειρά εντολών μέσα στα Φύλλα Google. Φαίνεται παρακάτω. Η γενική του εμφάνιση μοιάζει με ένα ανάποδο τρίγωνο με μια γραμμή που εκτείνεται από τον πυθμένα, όπως ένα ποτήρι μαρτίνι.
Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα δημιουργηθεί ένα φίλτρο, το οποίο από προεπιλογή θα επισημάνει μερικά από τα κελιά σας με πράσινο χρώμα στην αριστερή πλευρά του πίνακα. Επειδή θέλουμε αυτό το φίλτρο να επεκταθεί σε ολόκληρο το έγγραφό μας, κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο εικονίδιο φίλτρου. Εδώ, θα δείτε πολλές επιλογές για την αλλαγή των φίλτρων σας. Στην κορυφή της λίστας, επιλέξτε "Δημιουργία νέας προβολής φίλτρου."
Το πλαίσιο των Φύλλων Google θα επεκταθεί και θα γίνει σκούρο γκρι χρώμα, μαζί με ένα σημείο εισόδου για να εισαγάγετε τις παραμέτρους του φίλτρου σας. Δεν είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε κάθε στήλη, αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει κάθε γραμμή και στήλη στο έγγραφό σας που περιέχει κενά κενά. Για να είστε ασφαλείς, μπορείτε απλώς να βάλετε το φίλτρο να καλύπτει ολόκληρο το έγγραφό σας. Για να το εισαγάγετε στο έγγραφό σας, πληκτρολογήστε κάτι σαν A1:G45, όπου το A1 είναι το αρχικό κελί και το G45 το τελικό κελί. Κάθε ενδιάμεσο κελί θα επιλεγεί στο νέο σας φίλτρο.
Χρήση του αυτόματου φίλτρου για τη μετακίνηση κενών κελιών
Αυτό το επόμενο κομμάτι μπορεί να φαίνεται λίγο περίεργο, επειδή θα μετακινεί και θα αναδιοργανώνει τα δεδομένα σας με τρόπο που φαίνεται στην καλύτερη περίπτωση αντιδιαισθητικό και στη χειρότερη καταστροφικό.
Αφού επιλεγεί το φίλτρο σας, κάντε κλικ στο πράσινο εικονίδιο τριπλής γραμμής στη στήλη A1 του υπολογιστικού φύλλου σας, όπου ορίσατε έναν τίτλο νωρίτερα. Επιλέξτε "Ταξινόμηση A-Z" από αυτό το μενού. Θα δείτε τα δεδομένα σας να μετακινούνται σε αλφαβητική σειρά, ξεκινώντας με αριθμούς και ακολουθούμενα από γράμματα.
Τα κενά διαστήματα, εν τω μεταξύ, θα ωθηθούν στο κάτω μέρος του υπολογιστικού φύλλου σας. Συνεχίστε να επαναφέρετε το υπολογιστικό φύλλο σας στήλη προς στήλη, έως ότου τα κενά σας κελιά μετακινηθούν στο κάτω μέρος της οθόνης και έχετε ένα συμπαγές μπλοκ δεδομένων που εμφανίζεται στην κορυφή των Φύλλων Google. Αυτό πιθανότατα θα κάνει τα δεδομένα σας ένα μπερδεμένο, δυσανάγνωστο χάος - μην ανησυχείτε, όλα θα λειτουργήσουν στο τέλος.
Διαγραφή των κενών κελιών σας
Μόλις τα κενά σας κελιά μετακινηθούν στο κάτω μέρος του υπολογιστικού φύλλου σας, η διαγραφή τους είναι τόσο απλή όσο η διαγραφή οποιουδήποτε άλλου κελιού. Χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να επισημάνετε και να επιλέξετε τα κενά κελιά στο υπολογιστικό φύλλο σας που έχουν μετακινηθεί στο κάτω μέρος του εγγράφου.
Ανάλογα με τον αριθμό των κενών κελιών και την περιοχή εργασίας του υπολογιστικού φύλλου σας, μπορεί να θέλετε να κάνετε σμίκρυνση της οθόνης σας λίγο για να δείτε περισσότερη από τη γύρω περιοχή (τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης, συμπεριλαμβανομένου του Chrome, σας επιτρέπουν να κάνετε μεγέθυνση χρησιμοποιώντας Ctrl/Cmd και τα κουμπιά + και –, μπορείτε επίσης να κρατήσετε πατημένο το Ctrl/Cmd και να χρησιμοποιήσετε τον τροχό κύλισης στο ποντίκι ή στην επιφάνεια αφής).
Κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο για να επιλέξετε τα γύρω κενά κελιά και σύρετε το ποντίκι σας σε κάθε κελί. Εναλλακτικά, ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω για να διαγράψετε γρήγορα όλα τα κελιά κάτω και στα δεξιά των δεδομένων σας.
Μόλις τονιστεί, απλώς κάντε δεξί κλικ για να διαγράψετε τα κενά κελιά.
Αναδιοργάνωση του υπολογιστικού σας φύλλου
Τώρα που καταργήσατε τα προσβλητικά κενά κελιά, μπορείτε να οργανώσετε ξανά το υπολογιστικό φύλλο σας στην κανονική σειρά. Ενώ κάνετε κλικ στο ίδιο κουμπί μενού τριπλής γραμμής από νωρίτερα μέσα στο φίλτρο, θα σας επιτρέψει μόνο να οργανώσετε με αλφαβητική ή αντίστροφη αλφαβητική σειρά. Υπάρχει μια άλλη επιλογή ταξινόμησης: απενεργοποίηση του αυτόματου φίλτρου.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί μενού τριγώνου δίπλα στο εικονίδιο αυτόματου φίλτρου μέσα στα Φύλλα. Μέσα σε αυτό το μενού, θα δείτε μια επιλογή για το φίλτρο σας (που ονομάζεται "Φίλτρο 1" ή οποιοδήποτε φίλτρο αριθμών έχετε δημιουργήσει), καθώς και μια επιλογή για "Κανένα". Για να απενεργοποιήσετε το φίλτρο που εφαρμόσατε νωρίτερα, απλώς επιλέξτε "Κανένα" από αυτό το μενού.
Το υπολογιστικό φύλλο σας θα επανέλθει ως δια μαγείας στο κανονικό, αλλά χωρίς τα κενά κελιά που διαγράψατε νωρίτερα.
Με τα κελιά διαγραμμένα, μπορείτε να συνεχίσετε την αναδιοργάνωση και την προσθήκη δεδομένων ξανά στο υπολογιστικό φύλλο σας. Εάν, για οποιονδήποτε λόγο, αυτή η μέθοδος κάνει τα δεδομένα σας να πέσουν εκτός σειράς, η αντιστροφή της είναι τόσο απλή όσο η κατάδυση στο ιστορικό των εγγράφων σας και η επαναφορά σε παλαιότερο αντίγραφο.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αντιγραφής και επικόλλησης για να μετακινήσετε εύκολα τα δεδομένα σας, χωρίς να χρειάζεται να αντιμετωπίσετε εκατοντάδες κενά κελιά που εμποδίζουν τη διαδρομή σας. Αυτή δεν είναι η τέλεια λύση, αλλά λειτουργεί για να ωθήσει τα δεδομένα σας πάνω από τη μάζα των κενών κελιών στο έγγραφό σας. Και στο τέλος της ημέρας, είναι πολύ πιο εύκολο από τη μαζική διαγραφή σειρών μία προς μία.