Οι φόρμες είναι ένας πολύ καλός τρόπος συλλογής και χειρισμού πληροφοριών τόσο για μεγάλα όσο και για μικρά σύνολα δεδομένων. Η χρήση του σωστού εργαλείου μπορεί να έχει σημαντικό αντίκτυπο στο πόσο αποτελεσματική είναι η ροή εργασίας σας. Έχετε κάνει τη σωστή επιλογή όταν επιλέγετε το Smartsheet. Ωστόσο, αν μόλις ξεκινάτε, μπορεί να αισθάνεστε λίγο μπερδεμένοι όταν πρόκειται να δημιουργήσετε φόρμες σε αυτήν την εφαρμογή. Αν ναι, έχετε έρθει στο σωστό μέρος.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα στο Smartsheet στον υπολογιστή σας, στο iPhone ή στην εφαρμογή Android. Θα μάθετε επίσης πώς να δημιουργείτε διαφορετικούς τύπους φόρμας και να μεταφέρετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση έργων στο επόμενο επίπεδο.
Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα σε Smartsheet σε υπολογιστή;
Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος συλλογής νέων δεδομένων χρήστη πρέπει να είναι μέσω φορμών. Όταν ένας χρήστης εισάγει μια νέα υποβολή, η εισαγωγή του θα είναι διαθέσιμη σε εσάς σε μια νέα σειρά στο κάτω μέρος του φύλλου. Αυτό καθιστά τις φόρμες ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη συλλογή απαντήσεων σε έρευνες, αιτημάτων εργασίας ή νέων παραγγελιών.
Όταν δημιουργείτε μια φόρμα στο Smartsheet, όλοι όσοι τη μοιράζεστε μπορούν να υποβάλουν νέες πληροφορίες στο φύλλο.
Σημειώστε ότι δεν υπάρχει εφαρμογή Smartsheet με δυνατότητα λήψης για Windows ή Mac. Αντίθετα, μπορείτε να έχετε άμεση πρόσβαση στην εφαρμογή μέσω της έκδοσης του προγράμματος περιήγησής της.
Η δημιουργία μιας νέας φόρμας στο Smartsheet σε υπολογιστή είναι μια σχετικά απλή διαδικασία. Διαβάστε τις αναλυτικές οδηγίες μας για το πώς να το κάνετε:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Smartsheet στο πρόγραμμα περιήγησης Διαδικτύου του υπολογιστή που προτιμάτε.
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Smartsheet.
- Βρείτε το φύλλο στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "Φόρμες" στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου της εφαρμογής.
- Επιλέξτε το "+ Δημιουργία φόρμας" για να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα.
Σημείωση: Εάν δεν μπορείτε να δείτε την καρτέλα "Φόρμες", αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η γραμμή μενού είναι κρυφή. Για να το εμφανίσετε, απλώς πατήστε το κάτω βέλος στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου της εφαρμογής.
Θα εμφανιστεί τώρα μια νέα φόρμα. Θα πάρει το όνομά του από το φύλλο, αλλά μπορείτε να το μετονομάσετε στην πλαϊνή γραμμή εργαλείων «Τίτλος Φόρμας» εάν είναι απαραίτητο.
Όλες οι στήλες από το φύλλο θα εμφανιστούν αμέσως στη νέα φόρμα χωρίς να χρειάζεται να τις προσθέσετε με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε να προσθέσετε νέα πεδία, να διαγράψετε τα υπάρχοντα και να προσθέσετε νέα στοιχεία φόρμας στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Όταν ολοκληρώσετε τις αλλαγές στη νέα φόρμα, μην ξεχάσετε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση" στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου της εφαρμογής.
Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα στην εφαρμογή Smartsheet iPhone;
Η πλοήγηση στις φόρμες Smartsheet στο τηλέφωνό σας είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να επωφεληθείτε από τη διάταξη της εφαρμογής με επίκεντρο τα κινητά. Ωστόσο, αυτή τη στιγμή, η δημιουργία νέων φορμών μέσω εφαρμογών για κινητά δεν υποστηρίζεται. Θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα μέσω του προγράμματος περιήγησης του υπολογιστή σας και στη συνέχεια να αποκτήσετε πρόσβαση στην εφαρμογή Smartsheet του iPhone.
Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια φόρμα στην εφαρμογή Smartsheet του iPhone, απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Εφαρμόστε τα βήματα από την ενότητα "Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα σε Smartsheet σε υπολογιστή" παραπάνω.
- Αντιγράψτε τη διεύθυνση URL στη φόρμα και ανοίξτε την στην κινητή συσκευή σας. Μπορείτε να αντιγράψετε τη διεύθυνση URL μεταβαίνοντας στο "Κοινή χρήση φόρμας" -> "Σύνδεσμος". Εναλλακτικά, κοινοποιήστε τη φόρμα μέσω e-mail και ανοίξτε τη σύνδεση e-mail στο iPhone σας.
- Όταν ερωτηθείτε πώς να ανοίξετε το αρχείο στο iPhone σας, επιλέξτε "Smartsheet".
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Smartsheet εάν είναι απαραίτητο.
- Η φόρμα θα ανοίξει τώρα στην εφαρμογή Smartsheet.
Εάν το φύλλο έχει ήδη τη φόρμα ή αν έχει κοινοποιηθεί μαζί σας, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη φόρμα στο iPhone σας ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Εκκινήστε την εφαρμογή Smartsheet στο iPhone σας.
- Ανοίξτε το φύλλο που περιέχει τη φόρμα.
- Πατήστε στις τρεις κάθετες κουκκίδες στη δεξιά γωνία της οθόνης.
- Πατήστε «Φόρμες» από την πλαϊνή γραμμή εργαλείων.
- Επιλέξτε τη φόρμα στην οποία θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση.
Τώρα θα μπορείτε να δείτε τη φόρμα στην εφαρμογή.
Υπόδειξη: Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις φόρμες που ανοίξατε προηγουμένως στο iPhone σας από τις ενότητες "Αρχική σελίδα" και "Πρόσφατα". Ωστόσο, εάν αποσυνδεθείτε από την εφαρμογή, οι φόρμες θα εξαφανιστούν από την "Αρχική σελίδα".
Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα στην εφαρμογή Smartsheet Android;
Αυτό που κάνει το Smartsheet εξαιρετικό είναι η διάταξη με επίκεντρο τα κινητά που σας επιτρέπει να πλοηγηθείτε στις φόρμες χρησιμοποιώντας τη συσκευή σας Android. Δεδομένου ότι οι περισσότεροι χρήστες πιθανότατα θα υποβάλλουν φόρμες από τα κινητά τους τηλέφωνα, αυτή η λειτουργία σάς δίνει τη δυνατότητα να δοκιμάσετε τη φόρμα και να βεβαιωθείτε ότι όλα φαίνονται υπέροχα για όλους.
Δυστυχώς, η δημιουργία μιας νέας φόρμας στη συσκευή σας Android είναι μια λειτουργία που δεν είναι ακόμη διαθέσιμη στο Smartsheet. Αυτό που μπορείτε να κάνετε, ωστόσο, είναι να δημιουργήσετε μια φόρμα χρησιμοποιώντας την έκδοση της εφαρμογής για υπολογιστές (μέσω του προγράμματος περιήγησής σας) και απλώς να στείλετε τον σύνδεσμο της φόρμας στον εαυτό σας και να την ανοίξετε στην εφαρμογή για κινητά.
Ακολουθούν λεπτομερείς οδηγίες για το πώς να το κάνετε:
- Δημιουργήστε μια φόρμα επιφάνειας εργασίας Smartsheet ακολουθώντας τα βήματα από την ενότητα "Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα σε υπολογιστή" παραπάνω.
- Αντιγράψτε τη διεύθυνση URL της φόρμας στο τηλέφωνό σας. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε "Κοινή χρήση φόρμας" -> "Σύνδεσμος" στην έκδοση για υπολογιστή και στείλτε το στον εαυτό σας. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τη φόρμα μέσω e-mail στην επιφάνεια εργασίας και να την ανοίξετε στη συσκευή σας Android.
- Στο τηλέφωνό σας, θα λάβετε ένα μήνυμα προτροπής για να επιλέξετε την εφαρμογή για πρόσβαση στον σύνδεσμο. Επιλέξτε «Έξυπνο φύλλο».
- Η φόρμα θα ανοίξει στην εφαρμογή Smartsheet.
Εάν η φόρμα περιλαμβάνεται ήδη στο φύλλο που κάποιος μοιράστηκε μαζί σας, ανοίξτε τη φόρμα με τον ακόλουθο τρόπο:
- Ανοίξτε αυτό το φύλλο στην εφαρμογή Android Smartsheet.
- Πατήστε στις τρεις κάθετες κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.
- Πατήστε «Φόρμες» από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Επιλέξτε τη φόρμα που θέλετε να προβάλετε.
Υπόδειξη: Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη φόρμα που προβάλατε προηγουμένως στη συσκευή σας Android από τις ενότητες "Αρχική σελίδα" και "Πρόσφατα" της εφαρμογής. Ωστόσο, εάν αποσυνδεθείτε, η φόρμα θα εξαφανιστεί από την ενότητα "Αρχική σελίδα".
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Εάν χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια με το Smartsheet, ακολουθούν μερικές ακόμη ερωτήσεις που θα μπορούσαν να σας φανούν χρήσιμες:
Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα σχολίων στο Smartsheet;
Η δημιουργία μιας φόρμας σχολίων στο Smartsheet σημαίνει ότι θα πρέπει να δημιουργήσετε μια τυπική φόρμα για το φύλλο σχολίων σας. Εάν δεν έχετε ένα φύλλο με τις ερωτήσεις σχολίων, πρέπει πρώτα να φτιάξετε ένα.
Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία μιας φόρμας σχολίων:
1. Ανοίξτε την εφαρμογή Smartsheet στο πρόγραμμα περιήγησης Διαδικτύου του υπολογιστή σας.
2. Βρείτε το φύλλο σχολίων στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα.
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα «Φόρμες» στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου της εφαρμογής.
4. Επιλέξτε το "+ Create Form" για να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα.
Εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα από την αρχή, μπορείτε να βρείτε πολλά δωρεάν πρότυπα σχολίων σε αυτήν τη σελίδα. Όταν βρείτε το πρότυπο που σας αρέσει, επιλέξτε την επιλογή "Smartsheet" δίπλα στο Excel και το PDF.
Αυτό θα ανοίξει αυτόματα το πρότυπο στην εφαρμογή του προγράμματος περιήγησης. Αυτά τα πρότυπα συνοδεύονται από προκατασκευασμένες φόρμες. Για να τα διαχειριστείτε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Ανοίξτε το πρότυπο που μόλις κατεβάσατε.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί «Φόρμες» στην επάνω αριστερή πλευρά του παραθύρου.
3. Επιλέξτε «Διαχείριση φορμών».
4. Κάντε κλικ στην προκατασκευασμένη φόρμα για να τη διαχειριστείτε.
Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα έρευνας στο Smartsheet;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φόρμες Smartsheet για τη συλλογή των αποτελεσμάτων της έρευνάς σας. Για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα φύλλο όπου κάθε στήλη θα αντιπροσωπεύει μια συγκεκριμένη ερώτηση έρευνας. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή ερωτήσεων έρευνας, απλώς εφαρμόστε τα γενικά βήματα για τη δημιουργία μιας φόρμας:
1. Ανοίξτε ένα φύλλο στην εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή του προγράμματος περιήγησης όπου θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα.
2. Κάντε κλικ στο "Forms" και μετά στο "Create Form".
3. Προσαρμόστε τα πεδία φόρμας διαγράφοντας, προσθέτοντας ή μετονομάζοντάς τα.
Θα παρατηρήσετε ότι οι ερωτήσεις της έρευνας προστίθενται στη φόρμα από προεπιλογή. Αφού μοιραστείτε τη φόρμα με άλλους, κάθε νέα υποβολή θα εμφανίζεται ως νέα σειρά στο αντίστοιχο φύλλο της.
Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα με δυνατότητα συμπλήρωσης στο Smartsheet;
Κάθε φόρμα που δημιουργείτε στο Smartsheet είναι μια φόρμα με δυνατότητα συμπλήρωσης. Μπορείτε να ακολουθήσετε τα ίδια βήματα που ισχύουν για τη δημιουργία μιας νέας φόρμας:
1. Ανοίξτε ένα φύλλο στην εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή του προγράμματος περιήγησης όπου θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα.
2. Κάντε κλικ στο "Forms" και μετά στο "Create Form".
3. Προσαρμόστε τα πεδία φόρμας διαγράφοντας, προσθέτοντας ή μετονομάζοντάς τα.
Τα ονόματα στηλών στο φύλλο σας θα εμφανιστούν αυτόματα στη φόρμα. Μπορείτε να προσθέσετε νέες ενότητες φόρμας και να τις προσαρμόσετε κάνοντας κλικ σε κάθε στοιχείο φόρμας. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε πολλούς τύπους στηλών, όπως κείμενο/αριθμός, πλαίσιο ελέγχου, ημερομηνία, αναπτυσσόμενα μενού μεμονωμένων ή πολλαπλών επιλογών και ούτω καθεξής.
Βελτιστοποιήστε τη ροή εργασίας σας
Η δημιουργία φορμών στην εφαρμογή Smartsheet είναι ένας πολύ καλός τρόπος συλλογής και χειρισμού δεδομένων. Η εύκολη πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το επιχειρηματικό σας έργο είναι απαραίτητη για τη βελτιστοποίηση της ροής εργασίας σας. Γι' αυτό σας δείξαμε πώς να δημιουργείτε φόρμες με αυτήν την ισχυρή εφαρμογή διαχείρισης έργου. Δυστυχώς, οι χρήστες εφαρμογών για κινητά μπορεί να μην ενθουσιάζονται που δεν μπορούν να δημιουργήσουν φόρμες στα τηλέφωνά τους. Αλλά το σημαντικό εδώ είναι ότι όλοι έχουν πρόσβαση σε αυτά, ανεξάρτητα από τη συσκευή που χρησιμοποιούν.
Θα προτιμούσατε να έχετε την επιλογή δημιουργίας φορμών Smartsheet στο κινητό σας τηλέφωνο; Προτιμάτε να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Smartsheet στο τηλέφωνο ή στην επιφάνεια εργασίας σας; Μοιραστείτε τις εμπειρίες σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.