Η διαγραφή αρχείων στα Έγγραφα Google δεν πρέπει να είναι αγγαρεία. Συχνά βρισκόμαστε υπερβολικά επιβαρυμένοι με αρχεία, φωτογραφίες, μουσική και δεδομένα πολλών ετών που δεν χρειαζόμαστε πλέον. Εάν τα Έγγραφα Google σας γεμίζουν λίγο, καθιστώντας δύσκολη την εύρεση εγγράφων, υπάρχουν τρόποι να οργανώσετε και να διαγράψετε το ανεπιθύμητο περιεχόμενο.
Περιστασιακά μπορεί να βρεθείτε να κοιτάτε μια πλήρη λίστα αρχείων για τα οποία είτε δεν θέλετε, δεν χρειάζεστε ή απλά δεν έχετε αρκετό χώρο.
Προσωπικά, δεν είναι ασυνήθιστο η λίστα μου με τα Έγγραφα Google να εμφανίζει ορδές ανώνυμων αρχείων, διπλότυπων και κοινόχρηστων εγγράφων που δεν χρησιμοποιούνται πλέον. Η Google κάνει τόσο απίστευτα εύκολη την αποθήκευση και την κοινή χρήση αρχείων που μετά από λίγο όλα αυτά τα Έγγραφα θα γεμίσουν το Google Drive σας, με αποτέλεσμα να μην οργανώνεστε, να αυξάνετε την παραγωγικότητά σας και να αυξάνετε το επίπεδο άγχους σας.
Πώς θα διαγράψετε λοιπόν όλα αυτά τα ανεπιθύμητα αρχεία; Υπάρχουν αρχεία που αξίζει να κρατήσετε και από αυτά που έχετε επιλέξει να διαγράψετε, εξαφανίστηκαν πραγματικά, πραγματικά;
Θα διαπιστώσετε ότι το Google Drive θα σας φανεί χρήσιμο σε αυτήν τη διαδικασία, επομένως θα σας ωφελούσε να μάθετε να χρησιμοποιείτε καλά το Google Drive.
Πώς να διαγράψετε αρχεία από τα Έγγραφα Google
Ο τίτλος μπορεί να λέει "πολλαπλά", αλλά θα καλύψω και την προσέγγιση που χρησιμοποιείται για τη διαγραφή μεμονωμένων αρχείων. Για να διαγράψετε ένα μόνο αρχείο από τη φουσκωμένη λίστα των Εγγράφων Google:
- Ενώ βρίσκεστε στα Έγγραφα Google, επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να διαγράψετε και κάντε αριστερό κλικ στο εικονίδιο Μενού (που υποδεικνύεται με τρεις κάθετες κουκκίδες) για αυτό το αρχείο.
- Από τις επιλογές που παρέχονται στο αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε Αφαιρώ για να το αφαιρέσετε από τη λίστα σας.
- Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στο κάτω μέρος της οθόνης που υποδεικνύει ότι το αρχείο έχει μετακινηθεί στον κάδο απορριμμάτων. Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου βρίσκεται το ΞΕΚΑΝΩ επιλογή. Κάντε κλικ ΞΕΚΑΝΩ εάν διαγράψετε κατά λάθος ένα αρχείο.
Πώς να διαγράψετε πολλά έγγραφα
Τα Έγγραφα Google δεν προορίζονταν για την οργάνωση των εγγράφων σας, δεν μπορείτε να διαγράψετε πολλά αρχεία ταυτόχρονα. Αντίθετα, θα χρειαστεί να μεταβείτε στο Google Drive. Ευτυχώς, μπορείτε να διαγράψετε πολλά έγγραφα Google από το Google Drive.
Τραβήξτε τη λίστα με τα κλειστά αρχεία.
Κάντε αριστερό κλικ σε ένα αρχείο που θέλετε να διαγράψετε. Εάν αυτό είναι το μόνο αρχείο που θέλετε να διαγράψετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Σκουπιδοτενεκές εικονίδιο επάνω αριστερά ή κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Αφαιρώ από το μενού.
Για να διαγράψετε πολλά αρχεία, αφού κάνετε αριστερό κλικ στο πρώτο αρχείο, κρατήστε πατημένο το CTRL πληκτρολογήστε και κάντε αριστερό κλικ σε κάθε ένα από τα υπόλοιπα αρχεία που θέλετε να διαγράψετε.
Συνεχίστε να το κάνετε αυτό μέχρι να επιλεγούν όλα τα αρχεία. Εάν τα αρχεία που θέλετε να διαγράψετε βρίσκονται διαδοχικά, μπορείτε να κρατήσετε πατημένο το Μετατόπιση πληκτρολογήστε αφού επιλέξετε το πρώτο αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τελευταίο αρχείο στην αλυσίδα που θέλετε να αφαιρέσετε.
Αφού επιλεγούν όλα τα αρχεία, κάντε δεξί κλικ σε ένα από αυτά και επιλέξτε Αφαιρώ από το μενού ή κάντε κλικ στο Σκουπιδοτενεκές εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Όλα τα αρχεία που επιλέχθηκαν θα μετακινηθούν τώρα στο Σκουπίδια .
Αρχειοθέτηση/Απόκρυψη παλαιότερων κοινόχρηστων εγγράφων Google και της συλλογής προτύπων
Εάν αναζητάτε μια γρήγορη εκκαθάριση στα Έγγραφα Google σας, υπάρχει ένας απλός τρόπος για να αποκρύψετε τα έγγραφα που έχουν μοιραστεί μαζί σας. Συχνά, διαπιστώνουμε ότι το Google Drive μας έχει γεμίσει τόσο με Κοινόχρηστα αρχεία που μπορεί να είναι τρομακτικό να τα διαγράψουμε όλα.
Υπάρχει μια επιλογή με ένα κλικ για να καθαρίσετε την εμφάνιση των Εγγράφων σας Google, διατηρώντας τα αποθηκευμένα για μελλοντική αναφορά.
Για να αποκρύψετε τα έγγραφα που δεν σας ανήκουν, κάντε το εξής:
Κάντε κλικ για να το ανοίξετε και επιλέξτε "Δεν ανήκει σε εμένα". Τα Έγγραφά σας Google θα εμφανίζουν πλέον μόνο εκείνα τα έγγραφα που έχουν μοιραστεί μαζί σας.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για να φιλτράρετε τυχόν αρχεία που δεν ανήκουν σε εσάς, καθιστώντας πιο εύκολη τη διαγραφή των εγγράφων που δεν χρειάζεστε πλέον.
Επίσης, εάν σας κάνει πιο ελκυστικό οπτικά να χάσετε τη λίστα προτύπων, μπορείτε να το κάνετε ανοίγοντας το μενού (που υποδεικνύεται με τρεις κάθετες κουκκίδες) που βρίσκεται στα δεξιά των λέξεων «ΣΥΚΛΟΦΗ ΠΡΟΤΥΠΩΝ» και επιλέγοντας Απόκρυψη προτύπων .
Διαγράψτε το ιστορικό αναθεωρήσεων
Ένα χαρακτηριστικό του Google Drive είναι ότι οι αναθεωρήσεις των εγγράφων σας αποθηκεύονται αυτόματα χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα. Για να δείτε τη λίστα αναθεωρήσεων, μπορείτε να πατήσετε CTRL+ALT+SHIFT+H Την ίδια στιγμή. Αν και αυτή η δυνατότητα είναι απίστευτα χρήσιμη εάν σκοπεύετε ποτέ να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη έκδοση ενός εγγράφου ή απλώς θέλετε να ελέγξετε τις αλλαγές που έγιναν, μπορεί να μην θέλετε να το δουν άλλα αδιάκριτα μάτια.
Από προεπιλογή, μετά από 30 ημέρες όλο το ιστορικό αναθεωρήσεων θα διαγραφεί αυτόματα. Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι πολύ μεγάλη αναμονή για κάποιους. Η μόνη επιλογή που απομένει είναι να αναγκάσετε το Google Drive να διαγράψει πλήρως το ιστορικό αναθεωρήσεων αμέσως και για να γίνει αυτό απαιτείται να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο αυτού του εγγράφου.
Αυτό που θα χρειαστεί να κάνετε είναι:
- Συνδεθείτε στο Google Drive και κάντε δεξί κλικ στο έγγραφο με το ιστορικό αναθεωρήσεων που θέλετε να διαγράψετε.
- Επιλέγω 'Κάνε ένα αντίγραφο' από το αναδυόμενο μενού.
- Μόλις γίνει ένα αντίγραφο, επιλέξτε να Αφαιρώ το έγγραφο που αντιγράφηκε πρόσφατα (όχι το αντίγραφο) ή επιλέξτε το έγγραφο και κάντε κλικ στο εικονίδιο Κάδος απορριμμάτων επάνω δεξιά. Αυτό όχι μόνο θα καταργήσει το έγγραφο αλλά και το ιστορικό αναθεώρησής του.
- Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στο αντίγραφο του εγγράφου που μόλις διαγράψατε και επιλέξτε Μετονομάζω από το αναδυόμενο μενού. Μετονομάστε το έγγραφό σας στον αρχικό του τίτλο ή δώστε του έναν νέο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει .
- Για επαλήθευση, ανοίξτε το έγγραφο και κάντε κλικ στο "Αρχείο". Επιλέξτε "Εμφάνιση ιστορικού εκδόσεων" από το μενού και δείτε ότι δεν υπάρχει άλλο ιστορικό αναθεωρήσεων για το έγγραφο.
Αδειάστε τον κάδο απορριμμάτων (μόνιμη διαγραφή)
Μέχρι στιγμής έχετε αφαιρέσει μόνο αρχεία και έγγραφα από την προβολή. Για να διαγράψετε οριστικά ένα αρχείο ή αρχεία, θα χρειαστεί να κάνετε μια μικρή κατάδυση στα σκουπίδια. Μόλις ένα αρχείο διαγραφεί οριστικά, όποιος έχετε μοιραστεί το αρχείο θα χάσει την πρόσβαση σε αυτό.
Επιστρέψτε στο Google Drive και πατήστε "Κάδος απορριμμάτων" από το εικονίδιο μενού. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε «Διαγραφή για πάντα.» Σημειώστε και εδώ την επιλογή «Επαναφορά». Εάν διαγράψετε κατά λάθος ένα στοιχείο, μπορείτε να το ανακτήσετε από τον φάκελο απορριμμάτων στο Google Drive.
Μεταβίβαση ιδιοκτησίας αρχείου
Εάν έχετε ένα κοινόχρηστο αρχείο (του οποίου είστε ο κάτοχος) που έχει σημασία για εκείνους με τους οποίους έχει γίνει κοινή χρήση, μπορείτε να τους μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία με μερικά εύκολα βήματα.
Οποιοσδήποτε άλλος με τον οποίο έχετε μοιραστεί έναν φάκελο ή ένα αρχείο μπορεί να διεκδικήσει την ιδιοκτησία, εάν θέλετε να το εγκαταλείψετε. Για να εκχωρήσετε την αποκλειστική ιδιοκτησία ενός αρχείου σε ένα κοινόχρηστο μέρος:
- Μεταβείτε στο Google Drive και επιλέξτε το φάκελο για μεταφορά ιδιοκτησίας. Εάν θέλετε να επιλέξετε πολλούς φακέλους, κρατήστε πατημένο το CTRL πληκτρολογήστε ενώ επιλέγετε το καθένα ή κρατήστε πατημένο Μετατόπιση εάν τα αρχεία είναι διαδοχικά ευθυγραμμισμένα.
- Κάντε κλικ στο Μερίδιο εικονίδιο επάνω δεξιά (υποδεικνύεται από σιλουέτα ατόμου με "+")
- Θα ανοίξει το παράθυρο "Κοινή χρήση με άτομα και ομάδες". Επιλέξτε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να εκχωρήσετε την ιδιοκτησία.
- Στα δεξιά του ονόματος του μελλοντικού κατόχου, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το κάτω βέλος και αλλάξτε το σε "Δημιουργία κατόχου".
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο πλαίσιο για να επιβεβαιώσετε τις αλλαγές που έγιναν, επιλέξτε «Ναι» για επιβεβαίωση.
- Κάντε κλικ Ολοκληρώθηκε για να τεθεί σε ισχύ η μεταβίβαση.
Μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε το φάκελο ακόμα και μετά τη μεταβίβαση της ιδιοκτησίας. Ο νέος κάτοχος μπορεί να αποφασίσει εάν θα ανακαλέσει ή όχι την πρόσβαση. Τώρα μπορείτε να διαγράψετε τον φάκελο από τη λίστα του Google Drive, αφήνοντάς τον ασφαλή και ασφαλή στον νέο κάτοχο.
File Shredder (Όλα τα αρχεία έχουν διαγραφεί)
Για να διαγράψετε όλα τα αρχεία οριστικά:
- Ενώ βρίσκεστε στο Google Drive, επιλέξτε στο αριστερό μενού Σκουπίδια .
- Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα αρχεία μέσα στη λίστα είναι αυτά που θέλετε να καταργήσετε εντελώς.
- Στο επάνω μέρος της λίστας αρχείων, κάντε κλικ Αδειος κάδος για να διαγράψετε οριστικά όλα τα στοιχεία στη λίστα.
