Σας ειδοποιεί το Dropbox όταν κάποιος κατεβάζει ένα αρχείο; Μπορώ να αλλάξω τα δικαιώματα του αρχείου αφού γίνει κοινή χρήση ενός αρχείου; Μπορώ να δω ποιος έχει επεξεργαστεί ένα αρχείο που έχω ανεβάσει; Πώς μπορώ να μοιραστώ αρχεία Dropbox με άτομα που δεν χρησιμοποιούν την υπηρεσία; Αυτές είναι όλες οι συνήθεις ερωτήσεις που βλέπουμε στο γραμματοκιβώτιο του TechJunkie, οπότε ήρθε η ώρα να τις απαντήσουμε.
Το Dropbox είναι μια σημαντική υπηρεσία αποθήκευσης cloud με παγκόσμια παρουσία. Υπάρχει ένα βασικό δωρεάν πρόγραμμα που σας προσφέρει 2 GB αποθηκευτικού χώρου και προγράμματα επί πληρωμή που το αυξάνουν σε 1 TB ή 2 TB για μεμονωμένα άτομα ή απεριόριστο χώρο αποθήκευσης για ομάδες. Η υπηρεσία είναι εύκολη στη χρήση, λειτουργεί σε οποιαδήποτε συσκευή με δυνατότητα web και έχει αποδειχθεί πολύ αξιόπιστη.
Το Dropbox είναι αποθήκευση cloud. Δεν είναι υπηρεσία κοινής χρήσης cloud. Υπάρχουν πολλοί γύρω, αλλά δεν είναι Dropbox. Στην πραγματικότητα, η υπηρεσία παρακολουθεί ενεργά τη σύνδεση και το εύρος ζώνης σε μεμονωμένους λογαριασμούς και θα αποκλείσει συνδέσμους εάν εντοπίσει ότι μοιράζεστε κάτι δημόσια. Κοινοποιήστε το ιδιωτικά και είστε καλά. Μοιραστείτε το στον κόσμο και πιθανότατα θα αποκλείσετε τον σύνδεσμο.
Σας ειδοποιεί το Dropbox όταν κάποιος κατεβάζει ένα αρχείο;
Το Dropbox έχει μερικά εργαλεία παρακολούθησης αλλά όχι ένα που παρακολουθεί τις λήψεις. Υπάρχουν ορισμένες υπηρεσίες τρίτων που μπορούν να το κάνουν αυτό, όπως συντομεύσεις διευθύνσεων URL όπως το Bitly ή επεκτάσεις που χρησιμοποιούν το API Dropbox.
Καμία από αυτές τις μεθόδους δεν είναι εγγυημένη, αλλά μπορεί να προσφέρει μικρή εικόνα για το τι συμβαίνει. Το Bit.ly και άλλα προγράμματα συντόμευσης παρακολουθούν την απόδοση του συνδέσμου και μία από αυτές τις μετρήσεις είναι πόσα κλικ έλαβε μια διεύθυνση URL σε μια δεδομένη χρονική στιγμή. Μπορεί επίσης να σας δείξει από πού στον κόσμο έγιναν κλικ σε αυτά, εάν θέλετε να προσεγγίσετε τους γάιδαρους.
Το OrangeDox είναι μια επέκταση Dropbox που παρακολουθεί έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των λήψεων. Χρησιμοποιεί το Dropbox API για την παρακολούθηση των λήψεων, την προσθήκη επωνυμίας σε αρχεία και μια δέσμη άλλων λειτουργιών που προσανατολίζονται προς τις επιχειρήσεις. Η δυνατότητα παρακολούθησης φακέλων είναι αυτή που θέλετε να διαχειριστείτε τις λήψεις.
Μπορείτε να αλλάξετε τις άδειες αρχείων αφού γίνει κοινή χρήση ενός αρχείου στο Dropbox;
Ναι μπορείς. Έχετε τον πλήρη έλεγχο των δεδομένων σας και μπορείτε να αλλάξετε οποιαδήποτε άδεια ανά πάσα στιγμή. Ακόμη και μετά από κοινή χρήση. Αυτή είναι μια βασική δυνατότητα για την ενημέρωση εγγράφων και φακέλων, την απόσυρση άλλων και για τον έλεγχο του τι κοινοποιείται και πότε.
Για να αλλάξετε τα δικαιώματα αρχείων στο Dropbox, κάντε το εξής:
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και επιλέξτε Αρχεία.
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το αρχείο που θέλετε να αλλάξετε και επιλέξτε Κοινή χρήση.
- Επιλέξτε έναν χρήστη του οποίου τα δικαιώματα θέλετε να τροποποιήσετε και ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού.
- Επιλέξτε Δυνατότητα επεξεργασίας, Δυνατότητα προβολής ή Κατάργηση όπως χρειάζεστε.
Ανάλογα με τη γεύση του Dropbox που χρησιμοποιείτε, ενδέχεται να μπορείτε να αφαιρέσετε μόνο χρήστες αρχείων που έχουν ήδη κοινοποιηθεί.
Υπάρχουν τρεις ρυθμίσεις δικαιωμάτων αρχείων, Κάτοχος, Επεξεργαστής και Προβολή. Δύο από τις οποίες αντιστοιχούν σε αυτές τις ρυθμίσεις στο Βήμα 4. Ένας Επεξεργαστής μπορεί να επεξεργάζεται αρχεία και φακέλους, να προσκαλεί μέλη, να αλλάζει ρόλους, να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα μέλη και να αφήνει την πρόσβαση στον επεξεργαστή τους. Ένα πρόγραμμα προβολής είναι μόνο για ανάγνωση και μπορεί να δει αρχεία και φακέλους, να σχολιάσει αυτά και να στείλει email σε άλλους χρήστες, αλλά τίποτα άλλο.
Κάτοχος είναι το άτομο που κατέχει τον εν λόγω φάκελο. Έχουν τον πλήρη έλεγχο και μπορούν να δημιουργήσουν, να διαγράψουν, να αλλάξουν ρόλους, να επεξεργαστούν, να προσκαλέσουν, να ακυρώσουν προσκλήσεις, να κλωτσήσουν άτομα και ακόμη και να καταργήσουν την κοινή χρήση του φακέλου. Δεν μπορείτε να αλλάξετε ρόλο σε Κάτοχος, που συνοδεύεται από την αρχική ρύθμιση φακέλου.
Μπορείτε να δείτε ποιος έχει επεξεργαστεί ένα αρχείο που ανεβάσατε στο Dropbox;
Ναι μπορείς. Εάν είστε κάτοχος ή συντάκτης, θα μπορείτε να δείτε τη δραστηριότητα σε οποιονδήποτε φάκελο ανεβάσατε.
- Ανοίξτε έναν φάκελο ή ένα αρχείο και επιλέξτε το εικονίδιο με το δεξί βέλος για να εμφανιστεί η πλαϊνή γραμμή του Dropbox.
- Επιλέξτε Δραστηριότητα.
- Ελέγξτε την επεξεργασμένη ενότητα της νέας καρτέλας για να δείτε ποιος έχει επεξεργαστεί, πότε και τι επεξεργάστηκε.
Μπορείτε επίσης να δείτε ποια αρχεία προστέθηκαν, αν υπάρχουν πού μετακινήθηκαν και άλλα μετονομάστηκαν. Είναι μια σαφής ένδειξη του τι έχει συμβεί στον φάκελό σας από τη στιγμή που τον ανεβάσατε.
Μπορώ να μοιραστώ αρχεία Dropbox με άτομα που δεν χρησιμοποιούν την υπηρεσία;
Ναι μπορείς. Αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιείται προσεκτικά, καθώς το Dropbox καθιστά σαφές ότι δεν είναι υπηρεσία κοινής χρήσης αρχείων. Ωστόσο, εάν θέλετε οι άλλοι να βλέπουν τα αρχεία που ανεβάζετε ή χρησιμοποιείτε το Teams, είναι εύκολο να το μοιραστείτε με χρήστες που δεν είναι χρήστες του Dropbox.
- Συνδεθείτε στο Dropbox και επιλέξτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Επιλέξτε το κουμπί Κοινή χρήση και επιλέξτε Αποστολή συνδέσμου.
- Εισαγάγετε μια διεύθυνση email στην οποία θα σταλεί ο σύνδεσμος και επιλέξτε Αποστολή.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό πολλές φορές αν χρειαστεί. Ο παραλήπτης θα λάβει μια διεύθυνση URL από το Dropbox που θα σας μεταφέρει απευθείας το αρχείο ή το φάκελο με τον οποίο συνδέατε.