Πώς να εξάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook

Εάν πρέπει να ελευθερώσετε χώρο στο γραμματοκιβώτιό σας του Outlook χωρίς να χρειάζεται να διαγράψετε μηνύματα, ίσως θέλετε να μάθετε πώς να τα εξαγάγετε. Ευτυχώς, το Outlook έχει σχεδιαστεί για να δέχεται διάφορα σενάρια, ώστε να μπορείτε να εξάγετε τα email σας από τον λογαριασμό σας στο Outlook οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πόσο εύκολο είναι να εξάγετε και να εισάγετε πολλά ή μεμονωμένα email από τον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook 2013 και παλαιότερες εκδόσεις.

Πώς να εξάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook

Για να εξαγάγετε το email σας από το Outlook και να το αποθηκεύσετε ως αρχείο .pst, κάντε τα εξής:

1. Πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε Αρχείο> Επιλογές > Για προχωρημένους.

   

3. Από την Εξαγωγή, επιλέξτε "Εξαγωγή".

   

4. Επιλέξτε «Εξαγωγή σε αρχείο» και κάντε κλικ στο «Επόμενο».

   

5. Επιλέξτε «Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) > «Επόμενο».

   

6. Επιλέξτε το φάκελο ανώτατου επιπέδου που θέλετε να εξαγάγετε.
   • Αυτό θα περιλαμβάνει όλες τις καταχωρήσεις ημερολογίου, τις επαφές και τις εργασίες σας κ.λπ.
7. Επιλέξτε «Επόμενο».

   

8. Επιλέξτε «Αναζήτηση» για να ονομάσετε το αρχείο και επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης και μετά «ΟΚ» για να συνεχίσετε > «Τέλος».

   

Πώς να εξάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook στο Gmail

Για να εξαγάγετε όλα τα email σας από το Outlook και να τα εισαγάγετε στον λογαριασμό σας στο Gmail, κάντε τα εξής:

1. Πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε «Αρχείο» και μετά «Άνοιγμα & Εξαγωγή».

   

3. Κάντε κλικ στο «Εισαγωγή/Εξαγωγή».

   

4. Επιλέξτε «Εξαγωγή σε αρχείο» > «Επόμενο».

   

5. Επιλέξτε «Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)» > «Επόμενο».

   

6. Επιλέξτε το λογαριασμό σας, επιλέξτε το πλαίσιο «Συμπερίληψη υποφακέλων» > «Επόμενο».

   

7. Επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης του αρχείου > Τέλος και, στη συνέχεια, κλείστε το Outlook.

   

8. Πρόσβαση στον λογαριασμό σας Gmail στο Outlook.
9. Επιλέξτε «Αρχείο» και μετά «Άνοιγμα & Εξαγωγή».

   

10. Κάντε κλικ στο «Εισαγωγή/Εξαγωγή».

    

11. Κάντε κλικ στο «Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο» και μετά στο «Επόμενο».

    

12. Επιλέξτε "Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)" και στη συνέχεια "Επόμενο".

    

    • Επιλέξτε το εξαγόμενο αρχείο .pst που είναι αποθηκευμένο στο Βήμα 6.
13. Επιλέξτε «Επόμενο» > προσαρμόστε τις επιλογές εισαγωγής > «Τέλος».

    

Τρόπος εξαγωγής όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την εφαρμογή Web του Outlook

Για να εξαγάγετε το email σας από την έκδοση web του Outlook, κάντε τα εξής:

1. Αποκτήστε πρόσβαση στο Outlook OWA και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
2. Επιλέξτε «Αρχείο» > «Εισαγωγή και εξαγωγή».
3. Επιλέξτε «Εξαγωγή σε αρχείο» > «Αρχείο δεδομένων του Outlook».
   • Αυτό θα μετακινήσει τα email σας σε ένα αρχείο PST.

Πώς να εξάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook στο Excel

Για να εξαγάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, κάντε τα εξής:

1. Πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε «Αρχείο» και μετά «Άνοιγμα & Εξαγωγή».

   

3. Κάντε κλικ στο «Εισαγωγή/Εξαγωγή».

   

4. Από τον "Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής" επισημάνετε την επιλογή "Εξαγωγή σε αρχείο" > "Επόμενο".

   

5. Στο πλαίσιο διαλόγου "Εξαγωγή σε αρχείο", επισημάνετε τις "Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα" > "Επόμενο".

   

6. Από το νέο πλαίσιο διαλόγου "Εξαγωγή σε αρχείο", επισημάνετε το φάκελο αλληλογραφίας για να εξαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στο "Επόμενο".

   

7. Από το τρίτο παράθυρο διαλόγου «Εξαγωγή σε αρχείο» επιλέξτε «Αναζήτηση».

   

8. Από το πλαίσιο διαλόγου "Αναζήτηση", καθορίστε το φάκελο για να αποθηκεύσετε το εξαγόμενο αρχείο και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα του αρχείου > "Ok".

   

   • Τα email σας θα εξαχθούν ως αρχείο .CSV και θα αποθηκευτούν στον επιλεγμένο φάκελο.

Πώς να εξάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook σε Mac

Για να εξαγάγετε όλα τα email του Outlook μέσω Mac, κάντε τα εξής:

Σημείωση: Η εξαγωγή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σε Mac θα δημιουργήσει ένα αρχείο .OLM, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο σε υπολογιστές Mac.

1. Πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε «Αρχείο» > «Εξαγωγή».

   

3. Επιλέξτε όλο το περιεχόμενο που θέλετε να εξαγάγετε, επαφές, σημειώσεις, εργασίες κ.λπ. και μετά «Συνέχεια».

   

4. Εισαγάγετε το όνομα του αρχείου και επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και μετά "Αποθήκευση".

   

   • Το Outlook θα δημιουργήσει τώρα το αρχείο .OLM και θα το αποθηκεύσει στον υπολογιστή σας.

Πώς να εξάγετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook σε PDF

Για να εξαγάγετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook σε ένα αρχείο PDF, κάντε τα εξής:

1. Πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε τα email που θέλετε να εξαγάγετε.
3. Επιλέξτε «Αρχείο» > «Αποθήκευση ως».

   

4. Στο πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση ως", εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης του αρχείου PDF.

   

5. Επιλέξτε "HTML" από τη λίστα "Αποθήκευση ως τύπου" και στη συνέχεια "Αποθήκευση".

   

6. Μεταβείτε στη θέση του αρχείου HTML.

   

7. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Άνοιγμα με» > «Word».

   

8. Μόλις ανοίξει το αρχείο στο Word, επιλέξτε «Αρχείο» > «Αποθήκευση ως».

   

9. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης του PDF.
10. Στο "Save As Type" επιλέξτε .pdf.

    

11. Στη συνέχεια, για να μετατρέψετε το αρχείο PST του Outlook σε PDF, επιλέξτε "Αποθήκευση".

    

    • Τα email σας θα αποθηκευτούν πλέον σε μορφή PDF.

      

Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να αποθηκεύσω όλα τα email μου για ένα προσωπικό αντίγραφο ασφαλείας;

Όλα τα email σας μπορούν να αποθηκευτούν στον υπολογιστή σας για μελλοντική ανάκτηση κάνοντας τα εξής:

• Πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.

• Επιλέξτε «Αρχείο» και μετά «Άνοιγμα & Εξαγωγή».

• Κάντε κλικ στο «Εισαγωγή/Εξαγωγή».

• Επιλέξτε «Εξαγωγή σε αρχείο» > «Επόμενο».

• Επιλέξτε «Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)» > «Επόμενο».

• Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να εξαγάγετε και μετά κάντε κλικ στο «Επόμενο».

• Επιλέξτε όνομα και τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο .pst και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Τέλος».

Πώς μπορώ να μεταφέρω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook σε άλλον υπολογιστή;

Για να μεταφέρετε email από τον λογαριασμό σας για αποθήκευση σε USB stick ή εξωτερικό σκληρό δίσκο, κάντε τα εξής:

1. Αποκτήστε πρόσβαση στο λογαριασμό σας στο Outlook.

2. Επιλέξτε «Αρχείο» > «Επιλογές» > «Για προχωρημένους».

3. Από το «Εξαγωγή» επιλέξτε «Εξαγωγή».

4. Επιλέξτε «Εξαγωγή σε αρχείο» «Επόμενο».

5. Επιλέξτε «Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) > «Επόμενο».

6. Επιλέξτε το φάκελο ανώτατου επιπέδου που θέλετε να εξαγάγετε.

– Αυτό θα περιλαμβάνει όλες τις καταχωρίσεις ημερολογίου, τις επαφές και τις εργασίες σας κ.λπ.

7. Επιλέξτε «Επόμενο» και στη συνέχεια συνδέστε το USB stick ή τον εξωτερικό σκληρό σας δίσκο.

8. Επιλέξτε «Αναζήτηση» και μετά πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε την εξωτερική σας συσκευή.

9. Επιλέξτε "Ok" για να συνεχίσετε και μετά "Finish".

Από τη νέα συσκευή:

• Συνδέστε και αποκτήστε πρόσβαση στην εξωτερική σας συσκευή.

• Πλοηγηθείτε στο αποθηκευμένο αρχείο .pst.

• Αποθηκεύστε το αρχείο στην επιφάνεια εργασίας.

Πώς μπορώ να κατεβάσω όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διακομιστή στο Outlook;

Πώς μπορώ να κατεβάσω όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διακομιστή στο Outlook;

Ο ευκολότερος τρόπος για να λάβετε όλα τα email σας από τον διακομιστή Exchange είναι κάνοντας τα εξής:

• Πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.

• Ανοίξτε έναν φάκελο και μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος.

• Εάν υπάρχουν περισσότερα στοιχεία για αυτόν τον φάκελο στον διακομιστή Exchange, θα δείτε έναν σύνδεσμο "Κάντε κλικ εδώ για να δείτε περισσότερα στο Microsoft Exchange".

• Επιλέξτε τη σύνδεση και το Outlook θα πραγματοποιήσει λήψη όλων των μηνυμάτων από το διακομιστή στον υπολογιστή σας.

Πώς μπορώ να εξαγάγω ένα μεμονωμένο email μεμονωμένα στο Outlook;

Θα ακολουθήσουμε τρεις τρόπους για να εξαγάγουμε ένα μόνο email από τον λογαριασμό σας στο Outlook. Η πρώτη μέθοδος είναι η αντιγραφή και επικόλληση:

1. Αποκτήστε πρόσβαση στο λογαριασμό σας στο Outlook.

2. Επιλέξτε το email που θέλετε να εξαγάγετε και, στη συνέχεια, πατήστε «Ctrl + C» για να το αντιγράψετε.

– Θα αντιγραφεί ως αρχείο MSG.

3. Αποκτήστε πρόσβαση και ανοίξτε τη θέση ή το φάκελο στον οποίο θέλετε να αντιγράψετε το μήνυμα και, στη συνέχεια, πατήστε «Ctrl + V» για να επικολλήσετε το μήνυμα.

Μπορείτε επίσης να το αποθηκεύσετε ως αρχείο TXT/HTML/HTM:

1. Αποκτήστε πρόσβαση στο λογαριασμό σας στο Outlook.

2. Επιλέξτε «Αρχείο» > «Αποθήκευση ως».

3. Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το email.

4. Από τη λίστα "Αποθήκευση ως Τύπος", επιλέξτε τον τύπο αρχείου.

• Το email θα αποθηκευτεί ως θέμα, αν θέλετε να το αλλάξετε προσθέστε το νέο όνομα αρχείου εδώ.

5. Επιλέξτε «Αποθήκευση».

Εάν η έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε υποστηρίζει τη δυνατότητα "Εκτύπωση σε PDF", κάντε τα εξής για να την εξαγάγετε ως PDF:

• Πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.

• Επιλέξτε το email προς εξαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Αρχείο» > «Εκτύπωση».

• Επιλέξτε την επιλογή «Στυλ σημειώσεων» από τις «Ρυθμίσεις».

• Από την ενότητα του εκτυπωτή, καθορίστε τον εκτυπωτή ως "Microsoft Print to PDF" και μετά επιλέξτε "Print".

• Από το πλαίσιο διαλόγου «Αποθήκευση εξόδου εκτύπωσης ως», επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης και το όνομα του αρχείου.

• Επιλέξτε «Αποθήκευση».

Πώς μπορώ να εισάγω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;

Εάν έχετε εξαγάγει και διαγράψει τα email σας από το Outlook και θέλετε να τα εισαγάγετε ξανά, κάντε τα εξής:

1. Αποκτήστε πρόσβαση στο λογαριασμό σας στο Outlook.

2. Επιλέξτε «Αρχείο» και μετά «Άνοιγμα & Εξαγωγή».

3. Επιλέξτε «Εισαγωγή/Εξαγωγή» για να ξεκινήσετε τον Οδηγό εισαγωγής/εξαγωγής.

4. Κάντε κλικ στο «Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο» και μετά στο «Επόμενο».

5. Επιλέξτε «Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)» > «Επόμενο».

6. Επιλέξτε το προηγουμένως αποθηκευμένο .pst για εισαγωγή.

7. Από τις «Επιλογές» επιλέξτε τον τρόπο εισαγωγής των δεδομένων σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Επόμενο».

• Εάν έχετε εκχωρήσει κωδικό πρόσβασης στο αρχείο σας .pst, εισαγάγετε τον τώρα.

8. Επιλέξτε "Ok" και στη συνέχεια το γραμματοκιβώτιο ή το φάκελο στον οποίο θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα του Outlook.

9. Επιλέξτε «Τέλος».

Κρατήστε ένα προσωπικό αντίγραφο των email σας για πάντα

Οι ιδιοφυΐες πίσω από το Outlook γνωρίζουν πόσο γρήγορα γεμίζουν τα γραμματοκιβώτιά μας και μας έδωσαν τη δυνατότητα Import/Export Wizard για να το παρακάμψουμε. Μπορούμε να αποθηκεύσουμε αντίγραφα των email που έχουμε λάβει από την αρχή —αν το επιθυμούμε— χωρίς να επικοινωνήσουμε με μια ομάδα υποστήριξης IT.

Τώρα που ξέρετε πόσο απλό είναι να εξάγετε τα email σας, θα θέλαμε να μάθουμε αν αποφασίσατε να τα εξαγάγετε όλα ή μόνο μερικά επιλεγμένα; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.