Εικόνα 1 από 9
Όταν πρόκειται για την απόρριψη καθημερινών εγγράφων, σπάνια χρειάζεται να ξεφύγετε από την αρχική καρτέλα του Word. Αλλά κρυμμένο μέσα στη διεπαφή, υπάρχει πληθώρα πρόσθετων εργαλείων που περιμένουν να ανακαλυφθούν. Αυτές οι δυνατότητες δεν είναι πραγματικά «μυστικές», αλλά πολλοί χρήστες δεν τις βρίσκουν ποτέ – και θα μπορούσαν να σας εξοικονομήσουν σημαντικό χρόνο και προσπάθεια.
Παρακάτω περιγράφουμε τις κορυφαίες 20 λειτουργίες που παραβλέπονται εύκολα στο Word. Πολλά από αυτά βρίσκονται στο Word για μια δεκαετία ή περισσότερο και μπορούν να βρεθούν στα μενού του Word XP και του Word 2003, αλλά θα επικεντρωθούμε στη διεπαφή κορδέλας από το Word 2007 και άνω, η οποία τελικά επινοήθηκε για να βοηθήσει οι χρήστες βρίσκουν τα πιο εσωτερικά χαρακτηριστικά του λογισμικού.
1. Επιλέξτε Παρόμοια μορφοποίηση
Σε έναν ιδανικό κόσμο, κάθε στοιχείο στο έγγραφό σας θα έχει ένα στυλ. Αλλά αν έχετε βασιστεί στην τοπική μορφοποίηση, εξακολουθείτε να είναι εύκολο να κάνετε καθολικές αλλαγές. Η ενότητα Επεξεργασία, στο άκρο δεξιά της καρτέλας Αρχική σελίδα, περιλαμβάνει τη εύχρηστη επιλογή "Επιλογή όλου του κειμένου με παρόμοια μορφοποίηση". Αυτό σας επιτρέπει να επισημάνετε εύκολα όλες τις ad hoc επικεφαλίδες, λεζάντες και ούτω καθεξής ταυτόχρονα και να τροποποιήσετε την εμφάνισή τους με μία μόνο κίνηση – ή να εφαρμόσετε ένα στυλ για ευκολότερη διαχείριση στο μέλλον.
2. Πίνακας προχείρου
Το πλαίσιο του προχείρου προσφέρει έναν βολικό τρόπο να διατηρείτε περισσότερα από ένα στοιχεία στο πρόχειρό σας ταυτόχρονα. Κάντε κλικ στο μικροσκοπικό αναδυόμενο εικονίδιο στην ενότητα Πρόχειρο της καρτέλας Αρχική για να το ανοίξετε. Απομνημονεύονται έως και 24 πρόσφατες λειτουργίες αποκοπής και αντιγραφής και μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε από αυτές για να την επικολλήσετε στο σημείο εισαγωγής. Το αναπτυσσόμενο μενού Επιλογές στο κάτω μέρος σάς επιτρέπει να ελέγχετε πότε εμφανίζεται το πλαίσιο του Πρόχειρου. μια επιλογή είναι να εμφανίζεται όταν πατάτε δύο φορές το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C.
3. Μετάφραση
Ανασκόπηση του Word | Η λειτουργία Translate στέλνει το κείμενο του εγγράφου σας στην ιστοσελίδα του Microsoft Translator και εμφανίζει μια μετάφραση σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Στο Word 2010 και 2013, μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε το Review | Μετάφραση | Mini Translator, ο οποίος παρουσιάζει μια επεξήγηση εργαλείου με φάντασμα όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα επιλεγμένο απόσπασμα κειμένου. μετακινήστε το δείκτη σας πάνω του για να δείτε μια αναδυόμενη μετάφραση στην επιλεγμένη γλώσσα. Υπάρχουν δεκάδες γλώσσες για να διαλέξετε: περιηγηθείτε σε αυτές επιλέγοντας Επιλογή γλώσσας μετάφρασης από το αναπτυσσόμενο μενού Μετάφραση.
4. Kerning
Το επαγγελματικό λογισμικό επιτραπέζιων εκδόσεων υποστηρίζει kerning – την επιλεκτική προσαρμογή του διαστήματος μεταξύ των χαρακτήρων για να κάνει το κείμενο πιο αισθητικά ευχάριστο. Το Word δεν το κάνει αυτό από προεπιλογή, αλλά μπορεί να ενεργοποιηθεί κάνοντας κλικ στο αναδυόμενο εικονίδιο στην ενότητα Γραμματοσειρά της καρτέλας Αρχική σελίδα και επιλέγοντας το πλαίσιο με την ένδειξη "Kerning for fonts". εισαγάγετε ένα ελάχιστο μέγεθος πόντων στο πλαίσιο στα δεξιά. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε kerning σε μικροσκοπικές γραμματοσειρές, τα γράμματα μπορεί να φαίνεται ότι εκτελούνται μαζί, γεγονός που μειώνει την αναγνωσιμότητα.
Για ευκολότερη πρόσβαση, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL+D ή CMD+D σε Mac. Αυτή η συντόμευση θα σας μεταφέρει απευθείας στην οθόνη Γραμματοσειρές ανεξάρτητα από την έκδοση που χρησιμοποιείτε. Όσοι εκτελούν το Word 2007 ή παλαιότερο θα πρέπει να ελέγξουν την επιλογή Διάστημα χαρακτήρων. Εάν εκτελείτε νεότερη έκδοση, επιλέξτε την καρτέλα «Για προχωρημένους» στο επάνω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου, όπως φαίνεται παραπάνω.
5. Εισαγάγετε γράφημα
Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα γράφημα Excel στο έγγραφό σας, δεν χρειάζεται να αποχωρήσετε από το Word. Επιλέγοντας Εισαγωγή | Το γράφημα στο Word θα ανοίξει μια μικροσκοπική προβολή Excel, στην οποία μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να εισαγάγετε τα δεδομένα σας. Απλώς κλείστε το παράθυρο του Excel μόλις τελειώσετε – θα παρουσιαστεί σε μορφή γραφήματος στο Word. Στο επάνω μέρος του παραθύρου του Word, οι καρτέλες Εργαλεία γραφήματος σάς δίνουν τον πλήρη έλεγχο της σχεδίασης και της εμφάνισης του γραφήματος σας, επομένως δεν χρειάζεται να εκκινήσετε το Excel με μη αυτόματο τρόπο.
6. SmartArt
Το SmartArt σάς βοηθά να απεικονίσετε διαδικασίες και σχέσεις μέσω σχεδόν 200 προσχεδιασμένων διατάξεων για οργανισμούς πυραμίδας, κύκλους, ιεραρχίες, πίνακες και άλλα. Για να το χρησιμοποιήσετε στο Word, απλώς κάντε κλικ στο Εισαγωγή | SmartArt και επιλέξτε ένα πρότυπο. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τις ετικέτες σας στον πλωτό πίνακα που εμφανίζεται και σύρετε τις λαβές για να αλλάξετε το μέγεθος του SmartArt. Εάν θέλετε να επιπλέει πάνω από το έγγραφό σας, μπορείτε να το πετύχετε εύκολα δημιουργώντας ένα πλαίσιο κειμένου (μέσω Εισαγωγής | Πλαισίου κειμένου) και τοποθετώντας το SmartArt μέσα σε αυτό.
7. Εισαγάγετε στιγμιότυπο οθόνης
Εάν γράφετε ένα σεμινάριο – ή θέλετε απλώς έναν εύκολο τρόπο να συμπεριλάβετε στο έγγραφό σας μια εικόνα από άλλο πρόγραμμα – μπορείτε να πιάσετε μια περιοχή της επιφάνειας εργασίας των Windows επιλέγοντας Εισαγωγή | Στιγμιότυπο οθόνης; το αναπτυσσόμενο μενού σάς επιτρέπει να εισάγετε απευθείας οποιοδήποτε ανοιχτό παράθυρο ως εικόνα. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή Screen Clipping για να σύρετε ένα ορθογώνιο με το ποντίκι και να τραβήξετε μια προσαρμοσμένη περιοχή της οθόνης.
8. Εισαγάγετε τα Quick Parts
Οι επιχειρήσεις συχνά χρειάζεται να δημιουργούν επιστολές και έγγραφα που περιέχουν τυπικά στοιχεία ή παραγράφους, όπως μια διεύθυνση. Η δυνατότητα AutoText του Word μπορεί να βοηθήσει. Επιλέξτε ένα απόσπασμα κειμένου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή | Quick Parts | AutoText | Αποθήκευση επιλογής στο AutoText Gallery. Τώρα μπορείτε να επανατοποθετήσετε αυτό το κείμενο σε οποιοδήποτε έγγραφο επιλέγοντάς το από το Insert | Quick Parts | Μενού AutoText. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τα Γρήγορα Ανταλλακτικά για στοιχεία όπως το όνομα της εταιρείας σας και τη διεύθυνση email σας και στο Building Blocks Organizer μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε πρότυπα και αντικείμενα γρήγορης πρόσβασης.
Λάβετε υπόψη ότι αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη σε χρήστες Mac τη στιγμή της σύνταξης.
9. Συλλαβισμός
Επιτρέποντας τη διάχυση της περίεργης λέξης σε δύο γραμμές μπορεί να βελτιώσει την εμφάνιση του εγγράφου σας. Μπορεί να εμποδίσει το δεξί σας περιθώριο να μην γίνει πολύ κουρελιασμένο ή, σε πλήρως αιτιολογημένο κείμενο, μπορεί να αποτρέψει την εμφάνιση μεγάλων «νησιών» λευκού διαστήματος μεταξύ κάθε λέξης. Το Word μπορεί να πληκτρολογήσει αυτόματα λέξεις όπως απαιτείται, αλλά η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή: για να την ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στην καρτέλα Διάταξη σελίδας και επιλέξτε Συλλαβισμός | Αυτόματο.
10. Αριθμοί γραμμών
Εάν αναφέρεστε σε κώδικα, νομικά έγγραφα ή ακόμα και ποίηση, ίσως θελήσετε να αριθμήσετε τις γραμμές σας για εύκολη αναφορά. Το εργαλείο αριθμημένης λίστας του Word εφαρμόζει ρυθμίσεις εσοχής που μπορεί να μην είναι αυτές που θέλετε: επιλέξτε Διάταξη σελίδας | Οι αριθμοί γραμμής και το Word θα εφαρμόσουν καθαρή αρίθμηση στο περιθώριο του εγγράφου. Από προεπιλογή, η αρίθμηση γραμμών εφαρμόζεται σε ολόκληρο το έγγραφο, αλλά μπορείτε να το κάνετε να παραλείψει το επιλεγμένο κείμενο επιλέγοντας Αριθμοί γραμμής | "Αποστολή για την τρέχουσα παράγραφο".
11. Ψηφιακές Υπογραφές
Δεν είναι πάντα προφανές εάν ένα ψηφιακό έγγραφο είναι αυθεντικό πρωτότυπο. Για να υπογράψετε ένα έγγραφο με ένα προσωπικό κλειδί κρυπτογράφησης, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο (ή στη σφαίρα στο Word 2007), επιλέξτε Προστασία εγγράφου και επιλέξτε "Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής". θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε το έγγραφο πριν προστεθεί η υπογραφή σας. Η υπογραφή θα ακυρωθεί αυτόματα εάν το έγγραφο τροποποιηθεί, επομένως η παρουσία του αποτελεί εγγύηση γνησιότητας. Εάν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον άλλο να υπογράψει ένα έγγραφο, μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή και, στην ενότητα Κείμενο, επιλέξτε Γραμμή υπογραφής.
12. Υδατογράφημα
Όταν κυκλοφορείτε ένα προσχέδιο ενός εγγράφου ή μοιράζεστε κάτι ιδιωτικό με έναν συνάδελφο, είναι χρήσιμο να μπορείτε να υδατογραφήσετε τη σελίδα, ώστε να μπορείτε να δείτε με μια ματιά τι είδους έγγραφο είναι. Το αναπτυσσόμενο μενού Υδατογράφημα, κάτω από την καρτέλα Διάταξη σελίδας, σάς επιτρέπει να προσθέσετε ένα μεγάλο γκρι υδατογράφημα που λέει "ΠΡΟΧΕΙΡΟ", "ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ" ή "ΕΠΕΙΓΟΝ" με δύο κλικ. Επιλέξτε Προσαρμοσμένο υδατογράφημα για να τοποθετήσετε το δικό σας κείμενο ή μια εικόνα.
Οι χρήστες Mac θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν την καρτέλα «Εισαγωγή» στο επάνω μέρος της οθόνης του υπολογιστή τους για να αποκτήσουν πρόσβαση στην επιλογή Υδατογράφημα.
13. Αναφορές
Για ακαδημαϊκές εργασίες, το Word μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τις αναφορές σας. Στην καρτέλα Αναφορές, θα βρείτε ένα κουμπί για Διαχείριση πηγών. εδώ, μπορείτε να εισαγάγετε τις λεπτομέρειες κάθε έργου στο οποίο αναφέρεστε και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε αναφορές σε αυτές κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Εισαγωγή αναφοράς. Μπορείτε να επιλέξετε μια μορφή αναφοράς από 14 αναγνωρισμένα στυλ, συμπεριλαμβανομένων των προτύπων APA και MLA, και στο τέλος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βιβλιογραφία με ένα κλικ.
14. Μακροεντολές
Η διεπαφή δέσμης ενεργειών του Office είναι, τουλάχιστον, πολύπλοκη, αλλά αν θέλετε να αυτοματοποιήσετε μια απλή, επαναλαμβανόμενη εργασία, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε μια γραμμή κώδικα. Στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Μακροεντολές και επιλέξτε Εγγραφή μακροεντολής. Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε ένα κουμπί ή μια συντόμευση πληκτρολογίου (θυμηθείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Εκχώρηση για να επιβεβαιώσετε την επιλογή σας). στη συνέχεια εκτελέστε την εργασία που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Όταν τελειώσετε, επιστρέψτε στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Διακοπή εγγραφής. Τώρα πατώντας ανά πάσα στιγμή το επιλεγμένο κουμπί ή συνδυασμός πλήκτρων θα επαναλάβετε τις λειτουργίες που καταγράψατε.
15. Προβολή περιγράμματος
Εάν χρησιμοποιείτε το Word για ένα μεγάλο έργο, όπως μια κολεγιακή διατριβή ή ένα μυθιστόρημα, μπορεί να είναι χρήσιμο να χωρίσετε το έγγραφο σε ενότητες και υποενότητες. Μετάβαση στην Προβολή | Περίγραμμα για πρόσβαση σε μια ιεραρχική οθόνη που σας επιτρέπει να επισημάνετε επικεφαλίδες και να συμπτύξετε το κύριο κείμενο κάτω από αυτές. Αυτό σας δίνει μια σαφή επισκόπηση του εγγράφου σας, η οποία μπορεί να αναδιοργανωθεί εύκολα μετακινώντας ενότητες. Μπορείτε επίσης να συλλέξετε πολλά έγγραφα σε ένα κύριο έργο: κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση εγγράφου στην ενότητα Κύριο έγγραφο της καρτέλας Περίληψη για εισαγωγή ή δημιουργία δευτερευόντων εγγράφων.
16. Χρώμα σελίδας
Εάν θέλετε το έγγραφό σας να ξεχωρίζει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Διάταξη σελίδας | Αναπτυσσόμενο μενού χρώματος σελίδας για εφαρμογή πλύσης φόντου. επιλέξτε Fill Effects και μπορείτε να προσθέσετε μοτίβα και υφές. Τα γεμίσματα και τα μοτίβα εφαρμόζονται αυτόματα σε όλες τις σελίδες του εγγράφου σας. Επίσης, αν και μπορείτε να τα δείτε στην οθόνη, δεν είναι τυπωμένα, επομένως δεν θα επηρεάσουν την αναγνωσιμότητα των έντυπων αντιγράφων σας.
Ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να βρουν την επιλογή Χρώματα σελίδας στην καρτέλα "Σχεδίαση", ανάλογα με την έκδοση του Microsoft Word και το σύστημα που χρησιμοποιείτε.
17. Εισαγωγή ευρετηρίου
Ένα τρίτο χρήσιμο χαρακτηριστικό για μεγαλύτερες εργασίες είναι η δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας ευρετηρίου. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, πρέπει πρώτα να επισημάνετε τις αναφορές σας στο κείμενο επιλέγοντας τη σχετική λέξη ή φράση και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναφορές | Εισαγωγή ευρετηρίου. Όταν επισημάνετε όλες τις λέξεις κεφαλής, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή ευρετηρίου για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο. Αυτό θα περιέχει αναφορές στα στιγμιότυπα που έχετε επισημάνει και αυτοενημερωμένους συνδέσμους προς τους αριθμούς σελίδων στους οποίους εμφανίζονται.
18. Συνδυάστε και συγκρίνετε έγγραφα
Το Word μπορεί αυτόματα να συγκρίνει ή να συνδυάσει δύο έγγραφα: θα βρείτε το εργαλείο στην ενότητα Αναθεώρηση | Συγκρίνω. Εάν προτιμάτε να κάνετε τη δουλειά μόνοι σας, κάντε κλικ στην Προβολή | Προβολή δίπλα-δίπλα. Αυτό θα τοποθετήσει αυτόματα τα έγγραφά σας το ένα δίπλα στο άλλο με πανομοιότυπους παράγοντες ζουμ, ώστε να μπορείτε εύκολα να κοιτάζετε εμπρός και πίσω μεταξύ τους. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Σύγχρονη κύλιση, θα κάνουν κύλιση προς τα πάνω και προς τα κάτω στο βήμα κλειδώματος όταν μετακινείτε τον κέρσορα ή σύρετε τη γραμμή κύλισης.
19. Επιθεωρητής Εγγράφων
Οι αξιωματούχοι Τύπου και οι δημόσιοι υπάλληλοι έχουν βρεθεί σε ζεστό νερό στο παρελθόν για τη διανομή εγγράφων με ευαίσθητες πληροφορίες ενσωματωμένες στα μεταδεδομένα τους ή που μπορούν να ανακτηθούν μέσω της επιλογής Αλλαγές παρακολούθησης του Word. Μην κάνετε το ίδιο λάθος: στην ενότητα Πληροφορίες στην καρτέλα Αρχείο (ή στο Orb στο Office 2007), θα βρείτε μια επιλογή επιλογών κάτω από το αναπτυσσόμενο μενού «Προετοιμασία για κοινή χρήση» που σας επιτρέπουν να ελέγχετε για κρυφές πληροφορίες (και επιβεβαιώστε τη συμβατότητα με άλλες εκδόσεις του Word).
20. Προσαρμόστε την κορδέλα
Η διεπαφή κορδέλας σχεδιάστηκε για να είναι πιο σταθερή από την εξαιρετικά προσαρμόσιμη διεπαφή του Office 2003. Ωστόσο, εάν επιλέξετε Αρχείο | Επιλογές | Προσαρμόστε την Κορδέλα, μπορείτε να προσθέσετε νέες λειτουργίες σε αυτήν και να αφαιρέσετε αυτές που δεν θέλετε να δείτε. Μπορείτε να προσθέσετε λειτουργίες που συνήθως δεν εκτίθενται καθόλου - υπάρχει μια χρήσιμη επιλογή "Οι εντολές δεν βρίσκονται στην κορδέλα" - και ακόμη και να δημιουργήσετε τις δικές σας καρτέλες. Εάν αυτό είναι πολύ περίπλοκο, μπορείτε να προσαρμόσετε τη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης που εμφανίζεται στο επάνω μέρος της οθόνης χρησιμοποιώντας το μικροσκοπικό αναπτυσσόμενο βέλος στο δεξί άκρο.
