Οι κυκλικές αναφορές μπορεί να είναι αρκετά δύσκολες, γι' αυτό είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να τις βρείτε. Το Excel διαθέτει έναν ενσωματωμένο μηχανισμό που μπορεί να ανιχνεύσει κυκλικές αναφορές και να σταματήσει τους υπολογισμούς να πηγαίνουν σε έναν ατελείωτο βρόχο. Απλά πρέπει να ξέρετε πώς να ενεργοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα προς όφελός σας.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel. Επιπλέον, θα εξηγήσουμε ποιες ακριβώς είναι οι κυκλικές αναφορές στην αρχή και γιατί πρέπει να τις αποφεύγετε.
Πώς να βρείτε κυκλική αναφορά στο Microsoft Excel
Όταν προσπαθείτε να εισαγάγετε έναν τύπο στο βιβλίο εργασίας του Excel και αντιμετωπίζετε κάποιο είδος προβλήματος, ενδέχεται να αντιμετωπίζετε μια κυκλική αναφορά. Αυτό συμβαίνει όταν ο τύπος προσπαθεί να χρησιμοποιήσει τη δική του τιμή για να κάνει υπολογισμούς. Σε αυτό το σημείο, το Excel θα σας στείλει ένα προειδοποιητικό μήνυμα:
«Υπάρχουν μία ή περισσότερες κυκλικές αναφορές όπου ένας τύπος αναφέρεται στο δικό του κελί είτε άμεσα είτε έμμεσα. Αυτό μπορεί να τους κάνει να υπολογίσουν λανθασμένα."
Δεδομένου ότι ένας ατελείωτος βρόχος μπορεί να συνεχίσει για πάντα ή να σταματήσει πριν επιτευχθεί η σωστή απάντηση, είναι καλύτερο να μείνετε μακριά από κυκλικές αναφορές στο Excel. Όχι μόνο αυτό, αλλά οι κυκλικές αναφορές μπορούν επίσης να επιβραδύνουν σε μεγάλο βαθμό ολόκληρη τη διαδικασία υπολογισμού στα βιβλία εργασίας σας. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, το μεγαλύτερο πρόβλημα με τις κυκλικές αναφορές είναι η ταυτοποίησή τους.
Υπάρχουν τρεις τύποι κυκλικών αναφορών: ακούσιες, σκόπιμες και κρυφές. Η πλειονότητα των κυκλικών αναφορών είναι ακούσιες, καθώς θα χρειαζόταν κάποιος που είναι έμπειρος στη χρήση του Excel για να δημιουργήσει μια σκόπιμη κυκλική αναφορά. Τέλος, έχουμε κρυφές κυκλικές αναφορές. Ενώ οι τυχαίες κυκλικές αναφορές είναι εύκολο να βρεθούν, το Excel δεν μπορεί πάντα να εντοπίσει κρυφές κυκλικές αναφορές, επομένως θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε άλλες μεθόδους.
Όταν εμφανιστεί το προειδοποιητικό μήνυμα, μπορείτε είτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "OK" ή "Help". Το τελευταίο θα σας δώσει μόνο περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις κυκλικές αναφορές χωρίς να επισημαίνει πού βρίσκονται στο βιβλίο εργασίας σας. Από την άλλη πλευρά, εάν επιλέξετε "OK" ή εάν απλώς απενεργοποιήσετε το μήνυμα, θα βρείτε είτε την τελευταία υπολογισμένη τιμή είτε το μηδέν στο τελευταίο κελί σας. Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτή η ειδοποίηση δεν θα εμφανίζεται πάντα. Για παράδειγμα, εάν συνεχίσετε να δημιουργείτε περισσότερες κυκλικές αναφορές, ηθελημένα ή ακούσια, το Excel θα σταματήσει να σας ειδοποιεί για αυτό το θέμα.
Πολύ σπάνια, ένας τύπος που περιέχει μία κυκλική αναφορά μπορεί να συμπληρωθεί προτού τεθεί σε κίνηση ο μηχανισμός αυτο-υπολογισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, μόνο η τελευταία επιτυχημένη τιμή θα εμφανιστεί ως αποτέλεσμα. Με άλλα λόγια, μια κυκλική αναφορά μπορεί να κάνει το σύστημα να μην ανταποκρίνεται. Γι' αυτό η ταυτοποίησή του είναι το πιο σημαντικό βήμα.
Για να διορθώσετε ένα κυκλικό σφάλμα αναφοράς στο Excel, πρέπει πρώτα να το βρείτε. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να μάθετε πώς γίνεται:
- Απενεργοποιήστε το προειδοποιητικό μήνυμα που εμφανίζεται στο Excel.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Τύποι" στο επάνω μενού.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Έλεγχος σφαλμάτων" και κάντε κλικ σε αυτήν.
- Κάντε κλικ στο "Κυκλικές αναφορές" στο αναπτυσσόμενο μενού. Εδώ θα αποκαλυφθούν τυχόν κυκλικές αναφορές.
- Κάντε κλικ στην τιμή στην αναδυόμενη λίστα και θα μεταφερθείτε απευθείας σε αυτήν την κυκλική αναφορά.
Όταν κάνετε κλικ στο κελί που περιέχει την κυκλική αναφορά, θα εμφανιστεί επίσης στη γραμμή διευθύνσεών σας στο κάτω μέρος του φύλλου.
Εάν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια με την κυκλική αναφορά, υπάρχουν δύο εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν – ανίχνευση προηγούμενων και ανίχνευση εξαρτημένων. Το πρώτο εργαλείο, τα προηγούμενα παρακολούθησης, εμφανίζει μπλε γραμμές στο βιβλίο εργασίας του Excel που σας δείχνουν ποια κελιά επηρεάζουν το κελί στο οποίο κάνατε κλικ. Από την άλλη πλευρά, τα εξαρτώμενα άτομα κάνουν το αντίθετο. Εντοπίζουν γραμμές για να σας δείξουν ποια κελιά επηρεάζονται από το κελί στο οποίο κάνατε κλικ. Αυτές οι δύο δυνατότητες σάς βοηθούν να βρείτε κυκλικές αναφορές που το Excel δεν μπορεί να εντοπίσει. Λάβετε υπόψη ότι αυτοί οι ιχνηλάτες δεν σας δείχνουν ακριβώς πού βρίσκεται η κυκλική αναφορά, απλώς μια ένδειξη που θα σας βοηθήσει να την βρείτε πιο γρήγορα.
Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε τα προηγούμενα ίχνης και τα εξαρτημένα ίχνη, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Τύποι" στο επάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου σας.
- Προχωρήστε στην κατηγορία «Έλεγχος τύπου».
- Επιλέξτε είτε "Προηγούμενα ιχνών" είτε "Εξαρτημένα ίχνη".
Μπορείτε να επιλέξετε μόνο ένα κάθε φορά. Ένας πιο γρήγορος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συντομεύσεις: "Alt + T U T" για προηγούμενα ίχνους ή "Alt + T U D" για εξαρτώμενα ίχνη.
Ορισμένοι χρήστες του Excel δημιουργούν σκόπιμα κυκλικές αναφορές για να κάνουν επαναληπτικούς υπολογισμούς. Αλλά γενικά δεν είναι καλή ιδέα να ενσωματώνετε κυκλικές αναφορές στα φύλλα σας.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Πώς να αφαιρέσετε μια κυκλική αναφορά
Όταν τελικά βρείτε την κυκλική αναφορά που προκαλεί όλα τα προβλήματα στο βιβλίο εργασίας του Excel, θα θελήσετε να την καταργήσετε. Αν και δεν υπάρχει τρόπος να το διορθώσετε αυτόματα, μπορείτε να καταλάβετε ποιο μέρος της φόρμουλας πρέπει να αφαιρεθεί ή να αντικατασταθεί. Θα ξέρετε ότι έχετε λύσει το πρόβλημα όταν κάνετε κλικ στο κελί και δεν υπάρχει ετικέτα "Κυκλική αναφορά" στη γραμμή διευθύνσεων.
Οι κυκλικές αναφορές μπορούν να δημιουργηθούν στο φύλλο Excel μόνο εάν είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα επαναληπτικού υπολογισμού. Αυτή η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή, επομένως συνήθως δεν υπάρχει τίποτα που να περιμένει κανείς. Ωστόσο, εάν θέλετε να ελέγξετε εάν η δυνατότητα επαναληπτικού υπολογισμού έχει ενεργοποιηθεί με κάποιο τρόπο, αυτό πρέπει να κάνετε:
1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης σας.
2. Συνεχίστε στην ενότητα «Επιλογές» στο κάτω μέρος του μενού.
3. Επιλέξτε "Formulas" στην αριστερή πλαϊνή γραμμή του αναδυόμενου παραθύρου.
4. Στην ενότητα "Επιλογές υπολογισμού", μεταβείτε στο πλαίσιο "Ενεργοποίηση επαναληπτικού υπολογισμού" για να δείτε εάν είναι επιλεγμένο.
5. Καταργήστε την επιλογή για να απενεργοποιήσετε τις επαναλήψεις.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί «OK».
Αυτή η μέθοδος μπορεί να εφαρμοστεί σε Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 και Excel 2019. Εάν έχετε Excel 2007, θα βρείτε τη δυνατότητα επαναληπτικού υπολογισμού όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Office και μεταβείτε στις "Επιλογές Excel". Η ενότητα "Περιοχή επανάληψης" θα βρίσκεται στην καρτέλα "Τύποι". Εάν έχετε Excel 2003 ή παλαιότερο, πρέπει να μεταβείτε στο "Μενού" και στη συνέχεια στην καρτέλα "Εργαλεία". Η καρτέλα "Υπολογισμός" θα βρίσκεται στην ενότητα "Επιλογές".
Εντοπίστε όλες τις κυκλικές αναφορές στο βιβλίο εργασίας του Excel
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι κυκλικές αναφορές δημιουργούνται τυχαία, αλλά μπορεί να είναι αρκετά προβληματικές. Όχι μόνο ανακατεύουν ολόκληρο τον τύπο σας, αλλά μπορούν επίσης να επιβραδύνουν ολόκληρη τη διαδικασία υπολογισμού. Γι' αυτό είναι σημαντικό να τα βρείτε και να τα αντικαταστήσετε το συντομότερο δυνατό. Ευτυχώς, το Excel θα σας ενημερώσει τη στιγμή που θα εντοπιστεί κάποιο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προηγούμενα ιχνών και εξαρτώμενα ίχνη για να σας βοηθήσουν να ανακαλύψετε τη σχέση μεταξύ της κυκλικής αναφοράς και των άλλων κελιών σας.
Προσπαθήσατε ποτέ να βρείτε μια κυκλική αναφορά στο φύλλο Excel σας; Πως το βρήκες? Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.